مزایا وچالش های ثبت الکترونیکی اسناد

مبحث اول : مزایا ی ثبت آ نی

گفتاراول :ویژگی های کارکردی ثبت آنی

ازویژگی های مهم وکارکردی ثبت الکترونیک اسنادبه مواردزیرمی توان اشاره نمود:[۱]

بند اول :یکپارچگی وتمرکزاطلاعات ورودی موردنیازسامان ودفاتراسنادرسمی ماننداطلاعات پایه انواع اسناد‚کلیشه هاو‚….‚وسهولت درنسخه گذاری سامانه به صورت مرکزی وعدم نیازبه مراجعه به دفترخانه ها

بند دوم :ارتباط برخط باپایگاه اطلاعات سردفتران به جهت استفاده ازاطلاعات به روزسردفتران ووضعیت وصلاحیت آنان (فعال /اصیل/کفیل/منفصل)

بند سوم : ارتباط برخط باپایگاه شناسه ملی اشخاص حقیقی جهت کنترل صحت اطلاعات شرکت ها ومؤسسات غیرتجاری ویاسایراشخاص حقوقی وپایا یامنحل بودن آنها

بندچهارم :  ارتباط برخط پایگاه اطلاعات بخشنامه های ثبتی مانندافرادممنوع المعامله ‚محجورین‚ اسنادفاقداعتبار‚…

بند پنجم :  استفاده برخط ازمرکز گواهی امضای الکترونیک سازمان جهت تشخیص هویت واصالت سردفترامضاءکننده سندالکترونیکی

بند ششم :  محاسبه اتوماتیک هزینه های سندبراساس تعرفه های مصوب ومقررات مرتبط

بند هفتم :  انجام کنترل های سیستمی لازم درفرآیندتنظیم اسناد

بند هشتم :  امکان نظارت برخط برفعالیت صدوراسناددفاتر

بند نهم : پشتیبانی فنی متمرکز ازسامانه

بند دهم :  امکان اطلاع رسانی ازوضعیت  صدورسندبه صورت پیامک وازطریق پورتال سازمان ثبت

بند یازدهم :  امکان اصالت سنجی اسنادصادره به صورت برخط  ازطریق پورتال سازمان

گفتار دوم : محتوای نرم افزارهای ثبت آنی

نرم افزارهائی که جهت ثبت آنی (ثبت الکترونیکی اسناد)دردفاتراسنادرسمی مورداستفاده قرارمی گیرد‚بطورخودکار مواردی رابه شرح ذیل به هنگام کاربه صورت آنلاین کنترل می کند:[۲]

۱- اجرای دستورالعمل حذف اوراق بهاداروامکان فروش اوراق به صورت الکترونیکی :

سالانه ملیون ها فرم کاغذی برای ارائه خدمات به متقاضیان توسط خزانهچاپ می گردید.امکان سوءاستفاده ازاوراق بهادار‚برای مثال سرقت یاجعل ‚که بخش عمده ازاین اوراق حذف وسیستم های متعددی جایگزین آن شده است که امروزه خدمات رابه صورت الکترونیکی ارائه می دهد.

۲-ساماندهی پایگاه اطلاعات ‚بانکجامع املاک ومدیرت کشوری املاک :

دررابطه باارتقاءسلامت اداری ومبارزه باجرائمی که درحوزه املاک واسناداتفاق می افتدودردرجه اول نیازمندشفاف سازی وساماندهی بانک های اطلاعاتی وارائه خدمات الکترونیکی چون معمولادرارتباط باخدمات کاغذی است سازمان ثبت نمی توانست تظارت لازم راداشته باشدوامکان نظارت وکنترل دقیق وجودنداشت ‚لیکن باسیاست گذاری که دراین زمینه شده است درحال حاضر مجموعه سازمان تمام نقاط خدمات رسانی رادرسطح کشورتحت شبکه قرارگرفته اندوعمده اقدامات آنهاتحت شبکه انجام می شود.

بنابراین امکان نظارت متمرکزمهیاشده است وبالتبع باچنین نظارتی امکان تخلف به نحوقابل توجهی کاهش می یابدوسلامت اداری ارتقاءمی یابد.

۳-ایجادآرشیو الکترونیکی

۴-ایجادامضای الکترونیکی

۵-  استعلام الکترونیکی :

باعنایت به اینکه یکی ازراهبردهای اصلی سازمان ثبت دراجراجزء۲بند”و” وبند”م”ماده ۱۲قانون پنجم توسعه پاسخ آنی والکترونیکی به استعلام ثبتی وثبت آنی معاملات می باشدلذاسازمان ثبت جهت تحقق این حکم نرم افزاراستعلام الکترونیکی رابه عنوان یکی اززیرسیستم های نرم افزارجامع مدیریت املاک طراحی وتولیدنموده است .دراین سیستم به منظورتسهیل وتسریع درامورومکاتبات بین دفاتراسنادرسمی وادارات ثبتی ‚شبکه اختصاصی(VPN) بربستراینترنت بین دفاتراسنادرسمی وسازمان ثبت اسنادواملاک کشورایجادگردیده است .

این سامانه بادریافت الکترونیکی استعلام ازدفاتراسنادرسمی وپاسخ الکترونیکی آن نقش مهمی درکاهش مصرف کاغذ‚سرعت ودقت درزمان اخذاستعلام وصدوراسنادمالکیت‚ارتقاءامنیت ‚سلامت اداری ‚افزایش سرعت انتقال اطلاعات درواحدهای ثبتی ودفاتروجلوگیری ازمراجعه بی رویه متقاضیان ایفاءمی کند.[۳]

۶-اصالت سنجی هویت صاحبان سند:

احرازهویت که باارتباط باپایگاه اطلاعات هویتی سازمان ثبت احوال صورت می گیرد.درسامانه ثبت آنی ‚بانک ثبت احوال هویت صاحبان سندرااصالت سنجی می کند.

۷-تطبیق اسامی بابانک افرادممنوع المعامله :

ازآنجاکه سردفتران مجازبه ثبت معاملات اشخاص ممنوع المعامله نیستند‚بانک اطلاعات اشخاص ممنوع المعامله ساماندهی ودرسامانه ثبت الکترونیک اسنادبه صورت برخط موجوداست.

۸-ارسال الکترونیکی فرم معاملات ازطریق دفاتراسنادرسمی

۹-ثبت وپرداخت الکترونیکی وجوه دردفاتراسنادرسمی

۱۰-استعلام ممنوع الخروجی ورفع ممنوع الخروجی به صورت الکترونیکی:

دراین سامانه ثبت وارسال برخط ممنوعیت خروج ازکشوربدهکاران ورفع آن مطابق قانون اجرای مفاداسنادرسمی ازواحدثبتی به اداره کل نظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی سازمان ثبت اسنادواملاک کشوربرقرارمی گردد.

[۱]  – باقرزاده ، محمد ،  مدیرکل دفترنظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی  ، نشریه سند ،سال هشتم  ، شماره ۷۱ ،خردادوتیر۹۱

[۲]  – باقرزاده ، محمد ،  مدیرکل دفترنظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی  ، نشریه سند ،سال هشتم  ، شماره ۷۱ ،خردادوتیر۹۱

[۳]  – باقرزاده ، محمد ،  مدیرکل دفترنظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی  ،محمدجعفرباقرزاده ، نشریه سند ،سال هشتم  ، شماره ۷۱ ،خردادوتیر۹۱