چالش های ثبت آنی

دراعتراض به کاستی ها ومشکلاتی که سردفتران اسنادرسمی دراجرای ثبت آنی با آن مواجه شده بودندجمعی ازآنان مقابل کانون سردفتران درتهران تجمع کردندوخواهان رسیدگی به مشکلات شدند.مشکلاتی نظیرقطعی اینترنت ‚کندی سرعت سیستم ‚پیش بینی نشدن فرم تنظیم سنددربرخی مواردو….

جهت بررسی مسائل ومشکلات فراروی ثبت آنی اعضای کمسیون حقوقی وقضائی مجلس شورای اسلامی تصمیم گرفتندبه ماجراورودکرده وموضوع رابررسی کنند.طبق اظهارات نایب رئیس کمسیون حقوقی مجلس‚دراین راستا هیأتی مشخص شدتامسؤل بررسی موضوع درکمسیون شود.سپس جلسه ای نیزباحضوراعضای هیأت ونمایندگان کانون سردفتران ورئیس سازمان ثبت اسنادواملاک کشورتشکیل وحرفهای طرفین شنیده شد.[۱]

پیروجلسه فوق الذکر‚بنابه تقاضای کمسیون حقوقی وقضائی مجلس ‚چالش های ثبت آنی موردبررسی قرار گرفت وتوسط مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی منتشرگردید.گزارش مذکوربه شرح ذیل ارائه می گرددوبه موازات آن نقطه نظرات نگارنده دراین خصوص نیزعنوان می شود.

براساس گزارش مرکزپژوهش های مجلس شورای اسلامی‚بررسی ها حاکی ازآن است که برخی ازاشکالات فعلی سامانه ثبت آنی معاملات‚قابل توجه هستندوغالبأازعدم تخصیص بودجه مناسب به این پروژه نشأت می گیرند.درکناراین اشکالات‚اشکالات جزئی دیگری نیزوجودداردکه درمدت زمان کوتاهی بااصلاحات فرآیندی واجرایی درسیستم قابل رفع هستند.در گزارش فوق الذکر‚چالش هایی راکه ثبت آنی باآن مواجه می باشد‚درچهاربخش تحت بررسی قرارگرفته است:[۲]

گفتار اول : چالش های توسعه سامانه اطلاعاتی ثبت آنی

دراین بخش ‚ بااشاره به اینکه کاربران جزءلاینفک هرسامانه اطلاعاتی به شمارمی روندوهدف اصلی هرسامانه اطلاعاتی پاسخگویی به نیازهای عامل انسانی است ‚لذا متخصصین حوزه نرم افزار‚نیازمندیهای کاربران رااز طرق مختلف ازجمله مصاحبه و پرسشنامه شناسایی کرده و پس ازاستخراج نیازهای اصلی وسازماندهی آنان ‚ مستندات آنان نیز ثبت می گردد.

مستندات مذکورپس ازتجزیه وتحلیل توسط همان کاربران یابه تعبیری ذینفعان بازبینی می شود.هدف ازاین عملکرداستفاده درطراحی نرم افزارتوسط طراحان مربوطه می باشد.

طبق گزارش مذکورعلی رغم جلساتی که سازمان ثبت وشماری ازسردفتران اسنادرسمی طی سال گذشته برگزارکرده اندنیازسنجی ازذینفعان که همان سران دفاتراسنادرسمی می باشندصورت نگرفته است.وجلسات صرفا جهت اطلاع رسانی درخصوص سامانه ثبت آنی بوده است وبه دلیل اختلاف نظرهابه نتیجه هم نرسیده است.

گزارش مذکورحاکی ازآن است که الزام سازمان ثبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تاپایان سال دوم برنامه پنجم توسعه وتلاش جهت تحقق آن ظرف محدودیت زمانی‚ مقررتاثیرمنفی درروندتوسعه سامانه ثبت آنی داشته است.

گام بعدی دراین مرحله طراحی واحصای فرآیندها است کهباتجزیه وتحلیل نیازمندی های کاربران صورت گرفته وبراساس آن مستندات ویژه نرم افزارتهیه میگردد.این مستندات‚ساختارعمومی سازماندهی سامانه ‚ساختارمنوها‚ساختمان داده هاوغیره راشامل می شود.

هرچندسازمان ثبت درراستای تحقق این امر‚معاونت اموراسنادوکانون سردفتران ودفتریاران را بانظارت دفترتوسعه فناوری اطلاعات ملزم به بررسی قابلیت گواهی امضای الکترونیکی جهت استفاده درنرم افزاراستعلام الکترونیک به صورت برخط نمود‚ ونیز دفترتوسعه فناوری اطلاعات هم ملزم گردیدتاباهمکاری معاونت های اموراملاک واسناد‚درطراحی اقلام اطلاعاتی فرم های ثبت آنی ‚اعم ازگواهی امضاواستانداردسازی رویه هاوفرم های مذکوروارزیابی وسنجش آنها وحدت رویه صادرنمایندوالزام معاونت اموراسنادباهمکاری دفترتوسعه فناوری اطلاعات به تهیه فرم های لازم برای انواع معاملات دردفاتراسنادرسمی بارعایت ملاحظات قانونی ‚محتوایی وامنیتی  تلاش نمودلیکن دراین زمینه نیزسامانه ثبت آنی دارای اشکالات شکلی ونرم افزاری است .[۳]

آموزش لازم به کاربران ‚ مرحله بعدی دراین بخش می باشد.برداشتن این گام مهم قبل ازاجرای طرح امری مهم وضروری قلمدادشده است که تاثیربسزایی درکاهش مشکلات پیداوپنهان رونداجرای ثبت آنی دارد.

طبق اظهارات مسؤلین محترم سازمان ثبت اسنادواملاک کشورکه درنشریات داخلی سازمان ونیزسایت مربوطه منتشرگردیده است(نشریه سند)‚این سازمان علاوه بربرگزاری چندین جلسات آموزشی گروهی جهت سردفتران کل کشوربه هزاران ساعت آموزش چهره به چهره نیزمبادرت ورزیده است.

لیکن باعنایت به گزارش مرکزپژوهش مجلس شورای اسلامی باتوجه به تراکم دفاتراسنادرسمی درکل کشورکه بالغ برهفت هزاردفترخانه اسنادرسمی درسطح کشورمی باشد‚فرآیندآموزش نحوه استفاده ازسامانه ثبت آنی به سردفتران کافی نبودهوارائه آموزش به ایشان به اندازه لازم صورت نگرفته است .علاوه براین دستورالعمل هایی که درخصوص ثبت آنی توسط سازمان ثبت صادرگردیده است نیزدارای اشکالاتی ازقبیل کوتاهی فاصله زمانیلازم الاجراشدن دستورالعمل وعملی شدن ثبت آنی ونیز ابهام دربردارد.لذااین مسأله سبب گردیده تاسردفتران دراجرای ثبت الکترونیکی معاملات بامشکل مواجه گردند.

جهت پیش بینی ورفع اشکالات احتمالی سامانه ثبت آنی ‚ درسال  ۹۱ ‚باحضورریاست محترم سازمان ثبت اسنادواملاک کشورواعضای هیئت مدیره محترم کانون سردفتران ودفتریاران ‚۵ دفتراسنادرسمی درتهران جهت اجرای آزمایشی نرم افزارثبت الکترونیکی اسنادمعرفی شدند.ونیزبراساس مصوبات پنجاه وهشتمین جلسه شورای فناوری اطلاعات مورخ ۲۰/۹/۹۱ ‚راه اندازی سیستم ثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی استان چهارمحال وبختیاری به عنوان پایلوت براساس برنامه زمانبندی ‚الزام آورشد.

[۱]  –  اسفنانی  ، محمد علی ، نایب رئیس کمسیون حقوقی مجلس شورای اسلامی ، روزنامه ایران ، سایت کانون سردفتران ودفتریاران تاریخ انتشار۲۹/۱۱/۱۳۹۲

[۲] – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲

[۳]  – [۳] – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲