ثبت الکترونیکی درنهادهای رسمی ثبت اسناد

قبل ازالزامی شدن ثبت آنی معاملات ‚جهت شناسایی نواقص آن ‚پیرومصوبه جلسه مورخ ۳۰/۳/۱۳۹۱وعطف گیرد به نامه شماره ۶۶۰۷۸/۱۳۹۱ سازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚باحضورریاست محترم سازمان واعضای محترم هیئت مدیره کانون سردفتران ‚۵دفتراسنادرسمی درتهران جهت اجرای آزمایشی نرم افزارثبت الکترونیکی اسنادمعرفی شدند.افزون براین براساس مصوبات پنجاه وهشتمین جلسه شورای فناوری اطلاعات مورخ ۲۰/۹/۱۳۹۱ راه اندازی ثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی استان چهارمحال و بختیاری به عنوان پایلوت براساس برنامه زمانبندی ‚الزام آورشد.

به طوررسمی دراجرای مواد(۴۶) و(۲۱۱)قانون برنامه پنجم توسعه وهمچنین ماده (۱۲) قانون سلامت

نظام اداری وبند”ب” ماده (۴۸)قانون برنامه پنجم ‚سازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚دفاتراسنادرسمی

کل کشوررااز تاریخ ۲۶/۰۶/۹۲ ‚مکلف به تنظیم سندازطریق سامانه سازمان مذکورکرده است وطرح

ثبت آنی دردفاتر اسنادرسمی وواحدهای ثبتی عملی گردیده است واشخاص می توانندبامراجعه به دفاتر باتکمیل فرمها ومدارک موردنیاز برای ثبت معاملات منقول وغیرمنقول خوداقدام نمایند.

سامانه ثبت الکترونیک اسناد‚شیوه تنظیم سندراباتحولات جدیدی روبروکرده است.مسولان وکارشناسان حوزه ثبت اسنادواملاک براین باورندکه درسامانه جدید(ثبت آنی)شفافیت ومواهب زیادی

درانتظارحقوق ومردم است که مردم به مرورمتوجه آثارجدی وفراگیرآن می شوند.

جهت اجرای همه جانبه وکامل ثبت آنی دستورالعمل هایی صادرگردیده است که اهم آن عبارتنداز:

۱٫دستورالعمل نحوه استفاده دفاتراسنادرسمی ازسامانه ثبت الکترونیک اسنادمورخ۲۴/۰۶/۹۲

۲٫دستورالعمل تهیه توکن (Token)برای صدورگواهی امضای الکترونیک دفاترRA دارای قابلیت های:

الف) استانداردامنیتی ۱۳-۲-۱۴۰FIPS

ب)تولیدتوکن باطول ۴۰۹۶بیت‚

ج)MOC

د)سهولت استفاده همزمان باسایرتوکن ها مورخ ۱۸/۰۳/۹۲

دستورالعمل الزام دفاتراسنادرسمی به برخورداری از:

الف)رایانه روزآمدباپردازنده حداقل ۴pentium  وحافظه موقت حداقل ۱GB ودارای دوپورت USB فعال سالم به طورهمزمان

ب)سیستم عامل ویندوز xp 7یا۸

ج) نرم افزارآنتی ویروس روزآمد

د) خط ارتباطی پرسرعت باحداقل سرعت ۵۱۲

دفاتراسنادرسمی با ادارات ثبت ازطریق فضای مجازی ارتباط دارندوبسترثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی وادارت ثبت فراهم گردیده که با بهره گیری ازفناوری نوین بابرقراری ارتباط مستقیم ومجازی بین دفاتراسنادرسمی وادارات ثبت‚اسنادصادره درهرنقطه ازکشوربه صورت آنلاین همزمان دربانک اطلاعات مرکزی سازمان نیزجمع آوری وثبت می شود.

باتوجه به حساسیت کاروبرنامه ریزی انجام شده فعالیت تمامی دفاتراسنادرسمی درچهارچوب طرح ثبت آنی الزامی است.باثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی اوراق یک برگی ونیم برگی حذف وفرم ثبت انواع قراردادها جهت تسهیل کارسردفتران ایجادگردیده است که علاوه برکاهش هزینه ها سبب هماهنگی وایجادوحدت رویه می گردد.این امرگام موثری درراستای شفاف سازی وسرعت بخشی به ثبت رسمی است.درحال حاضرصددرصدعملیات مربوط به صدوراسنادبه صورت مکانیزه دردفاتراسنادرسمی انجام می شودوتمامی دفاتربه وسیله سیستم الکترونیک تقاضای استعلام راارسال می کنندوفرم خلاصه معاملات نیزبه صورت مکانیزه به ادارات ثبت ارسال می گردد.بدین ترتیب سرگردانی وگرفتاری مردم درزمینه پاسخ استعلام وصدوراسنادتاحدودقابل توجه ای برطرف شده است وصرفه جوئی متعددی رابه همراه داشته است.سیستم های رایانه ای دفاتر مجهز به نرم افزاری است که بعدازانجام معاملات وثبت آنی سند‚خریداروفروشنده می توانند‚درهرنقطه ازکشورودرهمان لحظه سندثبت شده خودراازطریق واردنمودن شماره ملی سندورمزاختصاصی درسایت سازمان ثبت اسنادواملاک کشورمشاهده نمایند.

سازمان ثبت باتشکیل کارگروه های تخصصی درستادمرکزی واستان هاپاسخگوی سؤالات وابهامات دفاترمی باشدوضمن برقراری ارتباط باسازمان ازطریق پورتال (www.ssaa.ir)ونیزشماره تلفن ۶۳۴۸۵  آماده شنیدن نقطه نظرات ومشکلات آنها می باشد.مردم نیزمی توانندضمن تماس مشکلات خودرا اعلام کنند‚درزمینه ثبت سندباذکرشماره دفترخانه ‚سازمان هم اقدام به رفع مشکل می نماید.

به این ترتیب بانظارت سازمان ثبت اسناددفاتراسنادرسمی رصدمی شوندودرصورت بروزمشکل راهکارهای لازم ارائه می شود.