اجرای تکالیف قانونی دردفاتر اسنادرسمی

درراستای تحقق چشم اندازوراهبردهای سازمان ثبت اسنادوانجام تکالیف سازمان ‚مطروحه درمواد۴۶و۲۱۱ قانون برنامه پنجم توسعه کشوروبه دنبال آن ‚ماده ۱۲قانون ارتقاءسلامت اداری ومبارزه بافساد‚برنامه عملیاتی برای اجرای طرح های فناوری اطلاعات سازمان تدوین گردید.براساس این برنامه ‚مجموعه ای ازطرح ها به صورت مرحله ای ازنیمه دوم سال ۱۳۸۹ آغازشد.مجموعه این طرح ها رادرچهاردسته کلی می توان برشمرد:

بند اول : طرح های حوزه زیرساخت

 طراحی حوزه زیرساخت  ‚تولیدوتامین زیرساخت های نرم افزاری ‚سخت افزاری‚ارتباطی‚امنیتی وصدورگواهی امضای الکترونیکی رادربرمی گیرد.

بند دوم : طرح های حوزه اموراملاک

شامل :طراحی ‚تولیدواستقرار”سامانه استقرار استعلام الکترونیکی”‚”سامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معامله “‚سامانه بازداشت ورفع بازداشت”‚نرم افزارتحت وب مدیریت املاک وکاداستر”‚و”نرم افزارتعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی وساختمان های فاقدسندرسمی “

الف)بررسی حوزه اموراملاک

درحوزه اموراملاک ‚۵طرح نرم افزاری کشوری باهمکاری حوزه معاونت اموراملاک ودفترتوسعه فناوری واطلاعات اقدام گردید.اولین طرحی که دراین حوزه وبا همکاری حوزه معاونت اموراسنادوکانون سردفتران ودفتریاران انجام شده است ودارای اهمیت فراوانی است ‚سامانه استعلام الکترونیکی ملک است.

الف-۱) سامانه استعلام الکترونیکی

طراحی وتولیداین سامانه ازنیمه دوم سال ۸۹ آغازوپس ازطی مراحل تست وپایلوت ‚ازمهرماه سال ۱۳۹۰ به تدریج درکشوراستقراریافت.بخشنامه مربوط نیزتحت عنوان “دستورالعمل نحوه استفاده ازسامانه الکترونیکی استعلام وپاسخ استعلام املاک”نیزازسوی سازمان به بخش های ذیربط ابلاغ گردید.براساس این طرح ‚استعلام وضعیت ملک ازدفترخانه به صورت الکترونیکی صادروبه واحدثبتی ارسال می شودوپس ازتطبیق اتوماتیک اطلاعات استعلام الکترونیکی بابانک جامع ونیزبررسی مستندات موجوددرواحدثبتی ‚نتیجه که همان پاسخ استعلام است به صورت الکترونیکی به کارتابل دفتراسنادرسمی ارسال می شود.

شایان توجه است که امکان ارایه آماری ازمیزان عملکردسامانه وجودداردومی توان به صورت برخط ازپشت سیستم های مجاز ‚عملکردسامانه راملاحظه نمود(تعداد دفاتر اسنادرسمی بهره بردار‚تعدادواحدثبتی بهره بردار‚تعداداستعلام الکترونیکی صادره وتعدادپاسخ الکترونیکی صادره)

اجرای طرح استعلام الکترونیکی درراستای تکالیف مندرج دربند”م”ماده ۲۱۱قانون برنامه پنجم توسعه کشوراجراشده است .براساس این بندسازمان ثبت مکلف شده است تادرراستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسنادواملاک وراه اندازی مرکزملی داده های ثبتی ‚نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تاپایان سال دوم برنامه اقدام کندبه نحوی که امکان پاسخ آنی والکترونیک به استعلامات ثبتی وثبت آنی معاملات بابکارگیری امضاءالکترونیک مطمئن فراهم شود.

برای حذف کامل فرآیندکاغذی استعلام اقدامات خوبی مانندحذف برگه استعلام ازعداداوراق بهادارونیزراه اندازی وبهره گیری ازگواهی امضای الکترونیکی مطمئن انجام گرفته است ودیگرنیازی به ارسال برگه استعلام به موازات ارسال استعلام الکترونیکی نیست.

الف -۲)دستاوردهای اجرای طرح استعلام الکترونیکی

مهمترین دستاورداین طرح ‚عمل به یک تکلیف قانونی است.دستاورددیگر‚تجمیع اطلاعات حدود۴۲۰ سرورواحدهای ثبتی درقالب ۳۱سروردرمراکزاستان هاوتکمیل وبهره برداری اززیرساخت های ارتباطی بین دفاتراسنادرسمی وواحدهای ثبتی وسازمان ثبت است که ضمن ارتقای امنیت اطلاعات ‚زمینه ارائه خدمات الکترونیکی وانجام سایرطرح های نرم افزاری رافراهم می نماید.دستاوردسوم ‚بالارفتن دقت درتکمیل استعلام وارائه پاسخ ودرنتیجه کاهش خطاهای انسانی است .بالا رفتن سرعت پاسخ به ویژه برای املاکی که دارای پرونده شفاف وکامل هستندنیزازجمله دستاوردهای این طرح است.پیشگیری ازتخلفات وجعل ازدستاوردهای مهم دیگراین طرح است .کاهش سفرهای درون وبین شهری وحفظ محیط زیست ازبرکات این طرح است که باحذف کامل فرآیندسنتی وکاغذی استعلام‚نمودکامل یافته است وبالاخره حذف ملیون ها برگ کاغذ وصرفه جوئی درهزینه ها ی آن ازمهمترین مزایای این طرح می باشد.

ب )ارسال الکترونیکی خلاصه معامله

امکان استفاده ازسامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معامله ازتاریخ ۰۱/۱۰/۹۰ به طوررسمی وتدریجی آغازشد.هنگامی که خلاصه معامله به صورت الکترونیکی به واحدثبتی می رسدنیازمند داده آمایی دربانک است .

این نکته ‚یکی ازمهمترین مشکلات وچالش هاییاست که طی سال هاسازمان ومردم باآن دست به گریبان بوده اند‚چراکه عدم ثبت به هنگام خلاصه معامله دربانک ودفتراملاک ‚موجب به روزنبودن اطلاعات ودرنتیجه عدم تثبیت اطلاعاتی مالکیتی مردم وآخرین مالک می گردید.بااجرای کامل طرح الکترونیکی فرآیندداده آمایی ووروداطلاعات خلاصه معامله به روش اپراتوری کاملا حذف گردیده است .اگربرای ارسال خلاصه معامله کاغذی ووروداطلاعات آن دربانک وامکانات ومنابع موردنیاز آن تنها۰۰۰‚۲۰۰ریال هزینه درنظرگرفته شود‚با بهره گیری ازارسال الکترونیکی صرفه جویی میلیاردی درهزینه ها انجام می شود.