سابقه ثبت الکترونیکی دردفاتراسناد رسمی

 قبل ازورودبه عمق بحث  ذکراین مطلب  قابل توجه است که درهنگام تهیه مطالب موردنیازپژوهش حاضرهنگامی که ازیکی ازسردفتران محترم درخصوص ثبت الکترونیکی سوال کردم وخواستم تاتفاوت آن راباثبت سنتی بیان نمایندنسبت به بکاربردن واژه “سنتی “حساسیت شدیدوخاصی رااز خودنشان دادند.ایشان این گونه تعبیرنمودندکه سنتی بودن ثبت بالاخانه ای رادرذهن متبادرمی کند که چندنفرنویسنده با جوهرومرکب سند می نوشتند وبعدثبت دفترمی کردند وتمبربر روی سند می چسباندندو……

البته منظوراینجانب ازسنتی بودن مقایسه کلی  زمان استفاده وبهره وری از فناوری جدیدجمع آوری اطلاعات وزمان قبل ازآن بود.لازم به ذکراست ایشان گنجینه بسیارارزشمندی برای اینجانب محسوب می شوندزیراباوجودمشغله زیادی که داشتندبی دریغ ومنت  اطلاعات موثق وبااهمیتی را دراختیارم قراردادند.ای کاش اجازه داده بودندتادراین پژوهش درمقام قدردانی نام ایشان راذکرنمایم.

اکنون‚درقرن بیست ویکم‚اگرکسی کامپیوترنداندبیسوادمحسوب می شود.بنابراین ازسال۱۳۷۲دفاتراسنادرسمی جهت مکتوب نمودن ونوشتن اسنادخودرابه تجهیزات نوین  ازقبیل دستگاه رایانه اسکنروپرینترمجهزنموده وکلیهاسنادخودرادرکامپیوتروتوسط نرم افزارهائی که دراین زمینه تهیه کرده بودندثبت می نمودند.وسامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است.

بنابراین می توان گفت ثبت الکترونیکی سندسابقه ای بیش از۲۰سال رادردفاتراسنادرسمی داردوتااین اواخرنرم افزارهای مورداستفاده دفاتربه یک بلوغ کاملی درتنظیم انواع اسنادرسیده بودوتمامی روال ها وفرآیندها یی که دردفترخانه برای کنترل هرچه بهتر امور نیاز داشت درنرم افزار پیش بینی شده بود.

نرم افزارهای مذکور از شرکت های خاصی تهیه می شدکه پس ازنصب فقط درهمان سیستمی که کاربر باآنکارمی کردجوابگو بودوعلاوه براین هزینه های زیادی رابه دفاترتحمیل می کرد.

لازم به ذکر است طبق اظهارات یکی ازسردفتران محترم وباسابقه حوزه تهران ازسال ۵۸پس ازپیروزی انقلاب اسلامی اسامی افرادی که ممنوع المعامله بودند اعلام می شدودفترخانه هابدینوسیله بانک اطلاعاتی کاملی ازاین افرادجمع شده بودواین کاری بودکه سازمان ثبت انجام نداده بود.

به گفته سرپرست دفترتوسعه  فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسنادواملاک کشورکارگروه ثبت آنی باتشکیل جلساتی درشهریورماه سال ۹۰ لغایت خرداد۹۱(۹ماه) باهمکاری کانون سردفتران ودفتریاران مرکز تشکیل گردید.دراین کارگروه تمام مفاهیم ثبت آنی به بحث گذاشته شدومختصات وتعاریف آن دراین کارگروه انجام گرفت وبه موازات آن فازشناخت وتحلیل فرآیندهای درون دفاتراسنادرسمی آغاز گردیدکه تمامی فرآیندهای درون دفاتراسنادرسمی برای صدورسندرسمی مدل سازی شده واطلاعات آن  پایه ای برای تولیداین نرم افزار قرارگرفت (باتوجه به آنکه سامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است‚فرآیندهای سامانه ثبت آنی به صورت مستنداحصاشده است ودرنهایت با تغییردرمنطق ومحتوای فرآیندها ازسامانه ثبت آنی به الکترونیکی انتقال یافته است.سپس نسخه اول نرم افزارثبت آنی در۱۱دفترخانه تهران اجراگردیدوبدین ترتیب ایرادکارشناخته واقدامات لازم درجهت تکمیل آن انجام پذیرفت ونرم افزارهایی که درحال حاضرنهائی شده است درمراحل مختلف باکمک خودسردفتران تائیدشده است.

بیش ازهزار نفرساعت کارآموزشی چهره به چهره نیزجهت اجرای موفق این پروژه برای سردفتران اسنادرسمی وکارکنان واحدهای ثبتی کشوربرگزارشده است.