تعریف حقوقی سند

این تعریف را می توان در دو دسته بررسی قرارداد:

۲-۴-۲-۱-تعریف های به کار رفته در قانون

منظور از تعریف هاى به کار رفته در قانون، تعریف هایی مى باشد که قانون گذار حوزه کاربرد سند را در آنها مشخص کرده است. در ماده ۱۲۸۴قانون مدنی ایران سند چنین تعریف شده است: «سند عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد»(جعفری لنگرودی، ۱۳۷۲، ص۳۶۳).

درباره این تعریف که به عنوان تعریف سند از دیدگاه حقوقى مطرح شده  چهار نکته مهم قابل اشاره است:

الف. نوشته بودن سند؛ نخست آنکه بنا به این تعریف هر سندى نوشته است. به عبارت دیگر، یکى از ویژگى هاى اصلى سند، نوشته بودن آن است، به هر شکل و در معنای عامِ نوشته؛ فارغ از محل، وسیله، و شکل نوشتن، از این رو، محدودیت خاصی در مورد شکل نوشته وضع نشده است(مومن، ۱۳۸۵، ص۷۶).

ب. سند نبودن همه نوشته ها؛ در ماده۱۲۸۵همین قانون، شهادت نامه سند محسوب نگردیده و فقط براى آن اعتبار شهادت قائل شده است.، بنابراین هر نوشته ای سند نیست(علامه حائری،۱۳۵۱، ص ۲۱).

ج. قابلیت استناد در دعوا یا دفاع. شرط دیگرى که در این تعریف آمده، داشتن قابلیت استناد در دعوى یا دفاع براى نوشته است تا سند محسوب گردد. بنابراین، نوشته اى که در دعوا یا دفاع قابلیت استناد نداشته باشد، سند نیست. به عبارت دیگر، در برخى موارد، هر نوشته ای هم قابل استناد نیست. اما این امر چه زمانى محقق مى شود؟ دو فرض براى این وضعیت پیش بینی شده است: نخست، زمانی که رابطه سند و نویسنده اش به دلیل وجود نداشتن قصد، قطع شده باشد و دوم، زمانى که نوشته به دلیل جعل،

خراشیدگی، و مواردی از این دست، قابلیت استناد خود را از دست داده باشد. بنابراین، از نظر حقوقی، هر نوشته ای که در مقام دفاع و دعوی به کار نیاید، سند محسوب نمى گردد و در نتیجه، از این منظر، بخش عمده ای از اسناد تاریخی سند نیست(مومن، پیشین، ص۷۶).

د. هر نوشته اى که قابلیت استناد در خارج از دعوا یا دفاع را داشته باشد هم، الزاما سند نیست. به عبارت دیگر، این تعریف آن دسته از منابعی که نوشته نیست، ولی قابلیت استناد  به ویژه در پژوهش ها را دارد، نیز در بر نمی گیرد. بنابراین، بر اساس تعریف سند در ماده۱۲۸۴ قانون مدنى، آنچه نوشته نیست و قابلیت استناد در خارج از حیطه دفاع یا دعوا را دارد هم سند نیست؛ مانند نوار صوتى یا صوتى- تصویرى صورت مذاکرات ادارى بنا به آنچه گفته شد، به نظر نمی رسد بتوان تعریف سند در ماده ۱۲۸۴قانون مدنى را خارج از گستره قانونى خودش مورد استفاده عام تری قرار داد(پیشین، ص ۷۷).

در تبصره ماده اول قانون تأسیس سازمان اسناد ملى ایران مصوب ۱۷/۲/۱۳۴۹ آمده است:« اسناد مذکور در این ماده شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوارهاى ضبط صوت، و سایر اسنادى است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ ادارى، مالى، اقتصادى، قضائى، سیاسى، فرهنگى، علمى، فنى و تاریخى به تشخیص سازمان اسناد ملى ایران، ارزش نگهدارى دائمى داشته باشند». از این تبصره، به عنوان تعریف سند از نظر سازمان اسناد ملى ایران یاد شده است(وزیری، ۱۳۷۵، ص۱۶).