تعریف های متکی به قانون

دسته دوم تعریف های قانونی را شاید بتوان تعریف هایی دانست که نویسندگان و پژوهشگران با توجه به موادی از قانون، براى انواع سند ارائه کرده اند که عبارت است از سند دولتى، سند ادارى، و سند تجارى. باید بر این نکته تأکید کرد که این دسته بندى فقط به این اعتبار در اینجا آورده مى شود که در تعریف آنها به موادى از قانون استناد گردیده یا از قانون استفاده شده، و بحث انواع اسناد مد نظر نبوده است.

۲-۴-۲-۲-۱-اسناد دولتی

علامه حائری، با توجه به ماده ۲۵۹قانون مجازات عمومی که می گوید:«هر کس عالما دفاتر و قبالجات و سایر اسناد دولتی را بسوزاند یا به هر نحو دیگری تلف کند …»، برای اسناد دولتی تعریف زیر را ارائه کرده است:« اسناد است که به نحوی از انحاء به وسیله اجزاء و صاحب منصبان و مأموران دولتی در حدود دولتی عبارت از اسنادی صلاحیت و وظایف آنها تهیه می شود و این اسناد ممکن است احکام و نوشته ها اوراق و قراردادها تذکره عبور یا اقامت تصدیق نامه ها و تحریرات و سجلات و دفاتر و غیر آنها اعم از رسمی و غیر رسمی باشد»(حائری ، پیشین، ص۳۶).

۲-۴-۲-۲-۲-اسناد اداری

علامه حائری در تعریف اسناد اداری آورده است« سند عبارت است از کلیۀ کتاب ها، اوراق، نقشه ها، تصاویر و موادی نظائر آن، صرف نظر از شــکل ظاهری یا خصوصیات آنها که وسیلۀ یک ســازمان یا جانشــین آن در تعقیب وظایف و یا در زمینۀ امور مربوطه، به عنوان سوابق مثبته بر انجام وظائف چگونگی خط مشی، تصمیمات، روش ها، عملیات و دیگر فعالیت ها یا به مناسبت ارزش اطلاعاتی محتوی آنها ایجاد و دریافت و نگهداری شــده و یا دارای ارزش نگاهداری می باشــد، بدین ترتیب آنچه مشمول تعریف بالا نیست اسناد نمی باشد به خصوص موادی که صرفاً به منظور مراجعه  یا نمایش در کتابخانه هــا و موزه ها نگاهداری می شــود»(پیشین، ص۲۶).

۲-۴-۲-۲-۳-اسناد تجاری

کاتبـى، با اشاره به این نکته که در قانون تجـارت عبارت «اسناد تجارتی… فصل و عنوان خاصى ندارد»، از به کار رفتن نام سه سند عمده تجارتی یعنى «برات، فته طلب، و چک در ذیل باب چهارم» این قانون نتیجه گرفته، قصد قانون گذار «ایجاد مقرراتی برای عمده ترین اسناد تجارتی معمول» بوده است. به همین دلیل وى از سه سند یادشده، ذیل اسناد تجارتی بحث کرده و نوشته است: تعریف سند در ماده ۱۲۸۴قانون مدنى «شامل اسناد تجارتی مذکور در قانون تجارت می شود ولی قانون مدنی در مقام تعیین انواع سند آن را به رسمی و عادی تقسیم کرده ، سند رسمی را فقط سند تنظیم شده در دفتر اسناد رسمی یا نزد مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بقیه را سند عادی دانسته است. بنابراین چون اسناد تجارتی خارج از شمول تعریف سند رسمی هستند بناچار اسناد عادی تلقی خواهند شد. معذالک مزایائی بر اسناد عادی دارند که آنها را برزخ اسناد عادی و رسمی قرار می دهد و به این جهت اطلاق اسناد تجارتی به آنها می شود»(کاتبی، ۱۳۸۵، ص۱۸۲).