بند دوم: ارکان و شرایط تنظیم سند رسمی

با توجه به روشن شدن مفهوم سند رسمی از جهات مختلف، ذیلاً به تشریح عناصر تشکیل دهنده سند رسمی مندرج در ماده ۱۲۸۷ ق.م. می پردازیم.

الف: تنظیم سند به وسیله مامور رسمی

طبق ماده ۱۲۸۷ ق.م یکی از شرایط رسمیت سند، تنظیم آن در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی می باشد. ملاحظه می شود در قانون به اداره ثبت و دفاتر اسناد رسمی صریحاً اشاره شده است اما منظور از مأمور رسمی «کسی است که از طرف مقامات صلاحیت دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سران دفاتر اسناد رسمی»[۱]. بنابراین سند تنظیمی نزد کسی که از طرف مقام صلاحیت دار تعیین نشده و یا مدت مأموریت او خاتمه یافته است فاقد وصف رسمی است اگرچه دیگران از مأمور رسمی نبودن وی آگاه نباشند.

ب: تنظیم سند در حدود صلاحیت مأمورین رسمی:

در صورتی اسناد تنظیم شده در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی و نزد سایر مأمورین صلاحیت دار، رسمی است که در حدود صلاحیت قانونی آنها تنظیم شده باشد. این صلاحیت به صلاحیت ذاتی و صلاحیت نسبی تقسیم می گردد:

الف- صلاحیت ذاتی: عبارت است از اختیار قانونی مأمور رسمی در تنظیم سند مانند وظیفه سران دفاتر اسناد رسمی در تنظیم و ثبت اسناد و تصدیق صحت امضای مراجعین طبق ماده ۴۹ ق.ث. یا وظیفه کارکنان ادارات ثبت احوال در صدور شناسنامه پس از طی مراحل قانونی.

ب-صلاحیت نسبی: عبارت است از محدوده اختیار قانونی مأمور رسمی از حیث زمان و مکان در تنظیم سند. در این زمینه ماده ۲ ق.ث. مقرر داشته است: «مدیران و نمایندگان ثبت و مسؤولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند اقدامات آنها در خارج از محل اثر قانونی ندارد». این ماده در واقع صلاحیت محلی مأمورین رسمی ثبت را تعیین می کند[۲].

همچنین مأمورین رسمی و سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حق تنظیم سند در ایام مرخصی و انفصال و تعلیق را ندارد و اقدامات آنها در این ایام فاقد اثر قانونی خواهد بود که این نیز بیانگر صلاحیت زمانی آنها است.

ج : رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند:

اسناد تنظیمی نزد مأمورین رسمی صلاحیت دار در صورتی رسمی است که بر طبق مقررات قانونی تنظیم و ثبت شده باشد. با توجه به مقررات جاری تشریفات قانونی تنظیم و ثبت سند دو دسته اند:

۱- تشریفات و مقرراتی که عدم رعایت آنها در تنظیم سند ، سند را از رسمیت خارج می کند. بر این اساس، عدم رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند رسمی موضوع ماده ۱۲۸۷ ق.م. سند را از رسمیت خارج می کند همچنان که ماده ۱۲۸۹ ق.م. مقرر داشته «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ ق.م سایر اسناد عادی است» و ماده ۱۲۹۳ ق.م. که در تأیید مراتب فوق مقرر نموده: «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است».

۲-  تشریفات قانونی که رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی کند. مانند عدم رعایت مقررات راجعه به تمبر موضوع ماده ۱۲۹۴ ق.م. که مقرر داشته: «عدم رعایت مقررات راجعه به حق تمبر که به اسناد تعلق می گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی کند». بنابراین سندی که در ظاهر دارای شرایط قانونی مقرر در ماده ۱۲۸۷ ق.م. است، رسمی فرض می شود مگر این که ثابت شود فاقد یکی از شرایط اساسی است

بنابراین اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا مأموری که صلاحیت آنرا نداشته است تنظیم گردد آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد.

همچنین اگر سندی نزد مأمورین ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانونی در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.

نتیجه می گیریم که تشریفات قانونی ثبت اسناد بر دو قسم است:

-:تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند عدم امضاء سردفتر

-: تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی کند، مانند عدم رعایت مقررات راجع به تمبر[۳] (ماده ۱۲۹۴ ق.م )

بند سوم: اقسام سند رسمی

سند رسمی نیز دارای اقسامی است که پرداختن به آنها خالی از فایده نیست

         الف : اقسام سند رسمی از حیث نوع و ماهیت آن

۱-سند رسمی مدنی: مانند تعهدات، عقود و تصرفات قانونی.

۲-سند رسمی عمومی: مانند: دستورات و تصمیمات اداری و معاهدات.

۳-سند رسمی قضائی: مانند, تصمیمات قضائی، دادنامه، قرارها، احکام.

۴-سند رسمی ثبتی: مانند: سند مالکیت که طی تشریفاتی در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود.

۵-سند رسمی محضری: مانند اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تنظیم می شود.

ب: اقسام سند رسمی از حیث نوع استفاده و کاربردی آن

۱-اسناد رسمی اثباتی: کلیه اسناد این دلالت را دارند (Preure Precostituee).

۲-اسناد رسمی اجرائی: صرفاً شامل اسنادی است که قوه اجرا، امکان صدور اجرائیه را دارند و در اصطلاح، اسناد لازم الاجراء نامیده می شوند.[۴]

بند چهارم : اجزاء سند رسمی

قبل از پرداختن به آثار سند رسمی لازم است راجع به اجزا اصلی سند رسمی که در آثار هر سند موثر است کمی سخن بگوییم. اسناد رسمی به طور کلی شامل دو قسمت هستند:

 الف) محتویات سند       ب) مندرجات سند

الف) محتویات سند : محتویات، مربوط به فرم سند است که تقریباً در هر سندی ثابت باشد مانند تاریخ تنظیم سند، شماره دفترخانه تنظیم کننده سند و موضوع سند(بیع، وکالت، قرارداد یا وصیت یا غیره) امضاء طرفین تنظیم کننده سند و امضای سر دفتر و دفتریار و مانند این که شامل محتویات سند است و در هر سندی به تفاوت وجود دارد.[۵]

ب ) مندرجات سند: مندرجات هرسندی دو قسمت است. که به شرح ذیل می باشد:

۱- اقراریرعلیه طرفین تنظیم کننده سند: یعنی آنچه که طرفین اظهار می کنند یا طرف تنظیم کننده عنوان می کند و سردفتر در سند منعکس می­ کند.

۲- اظهار نظر خود سردفتر: مثلاً سردفتر ممکن است در متن سند بنویسد که ثمن معامله نقداً پرداخت شده. آنچه که مربوط به مندرجات است همان اقرار طرفین به مطلبی است که توسط سردفتر در سند درج شده است.

ماده ۷۰ ق.ث مندرجات و محتویات را جدا کرده است. قسمت اول ماده مزبور در رابطه با محتویات است و قسمت دوم ماده در رابطه با مندرجات و تبصره ای هم ذیل این ماده است که با توجه به ماده ۱۲۹۲ ق.م آنچه مربوط به محتویات سند است، هیچکس نمی تواند منکر آن بشود و اگر منکر بشود مسموع نیست مگر اینکه مدعی جعلیت آن شود.

در مورد مندرجات نیز انکار مسموع نیست و طرف نمی تواند منکر مندرجات سند بشود و اگر هم منکر شود قاضی نباید به آن ترتیب اثر بدهد و وارد رسیدگی به انکار شود چون سند رسمی است ولی نسبت به مندرجات بر خلاف محتویات(غیر از ادعای جعل) دادگاه می تواند به ادعای دیگر هم وارد بررسی شود. مثلاً مدعی علیه می تواند بگوید به تعهد خود عمل کرده ام یا بگوید سند از جهات قانونی از اعتبار افتاده است(قسمت اخیر ماده ۱۲۹۲ ق.م) یا دعاوی که طبق تبصره ذیل ماده ۷۰ ق.ث مطرح شود قابل رسیدگی خواهد بود و یا مقر می تواند ادعا کند که اقرار او فاسد یا مبتنی بر اشتباه یا غلط بوده یا ثابت کند اقرارش باطل است و نافذ نیست[۶].

به طور کلی قانون گذار برای اسناد رسمی که به وسیله مأموران دولت و با رعایت مقررات قانونی تنظیم می شود اعتبار خاصی قائل است و اصل صحت را نسبت به آن و محتویاتش جاری می سازد در حالی که اسناد عادی فاقد آن می باشد. قانون گذار فرض کرده است که کلیه عبارات و امضاء های مندرج در سند منتسب به اشخاص مذکور در آن است تا اعتماد مردم را نسبت به آن جلب کرده و بتواند کارهای آنان را اداره و نظم و آسایش جامعه را تأمین نماید.

بنابراین اگر کسی برای اثبات صحت ادعای خود در مقابل دیگری استناد به سند رسمی کند، طرف او نمی تواند صحت انتساب عبارات و امضاءهای آن به اشخاص معین را، انکار یا در آن تردید کند و چنین ادعایی از سوی مقامات قضایی و اداری پذیرفته نمی شود. مدعی فقط می تواند نسبت به آن ادعای جعل کند و بر آن نیز دلیل بیاورد.

مثلاً اگر در سند فروش ملک، در دفترخانه اسناد رسمی قید شود که خریدار بهای آن را نقداً به فروشنده پرداخته است. پرداخت بها از سوی خریدار به فروشنده مسلم خواهد بود. مگر اینکه فروشنده ادعا کند که بها را نگرفته است و سردفتر بر خلاف حقیقت آن را نوشته است یا مدعی شود که سند ساختگی بوده و امضای در آن متعلق به او نیست و بر صحت ادعای خود دلیل آورده و آن را ثابت کند و  الا ادعای او اثر نخواهد داشت. و اگر مدعی موفق به اثبات ادعای خود نشود علاوه بر پرداخت هزینه دادرسی و جریمه تأدیبی ممکن است به عنوان مفتری مورد تعقیب کیفری قرار گیرد.[۷]

۲ -امامی، سیدحسن، حقوق مدنی،انتشارات اسلامیه، ج۶، چاپ دوازدهم،۱۳۷۲، ص۶۸.

۳ -خداداد، جنت، مقاله نحوه اجرای مفاد اسناد رسمی، مجله کانون سردفتران، شهریور ۱۳۹۰.

۱ – تفکریان، محمود ،حقوق ثبت شناخت دفاتر اسناد رسمی، چاپ چهارم، انتشارات نگاه بینه، ۱۳۸۸، ص ۵۷.

۱ -بهرامی، بهرام، اجرای مفاد اسناد رسمی، ص۷.

۲-حسینی، سیدعلی، حقوق مردم در دفتار اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد، انتشارات همسفر، چاپ اول، ۱۳۸۸،ص۲۷.

۱ -همان.

۲ -منبع قبل، ص۲۸

جزییات بیشتر درباره این پایان نامه :