اجرای تکالیف قانونی دردفاتر اسنادرسمی

درراستای تحقق چشم اندازوراهبردهای سازمان ثبت اسنادوانجام تکالیف سازمان ‚مطروحه درمواد۴۶و۲۱۱ قانون برنامه پنجم توسعه کشوروبه دنبال آن ‚ماده ۱۲قانون ارتقاءسلامت اداری ومبارزه بافساد‚برنامه عملیاتی برای اجرای طرح های فناوری اطلاعات سازمان تدوین گردید.براساس این برنامه ‚مجموعه ای ازطرح ها به صورت مرحله ای ازنیمه دوم سال ۱۳۸۹ آغازشد.مجموعه این طرح ها رادرچهاردسته کلی می توان برشمرد:

بند اول : طرح های حوزه زیرساخت

 طراحی حوزه زیرساخت  ‚تولیدوتامین زیرساخت های نرم افزاری ‚سخت افزاری‚ارتباطی‚امنیتی وصدورگواهی امضای الکترونیکی رادربرمی گیرد.

بند دوم : طرح های حوزه اموراملاک

شامل :طراحی ‚تولیدواستقرار”سامانه استقرار استعلام الکترونیکی”‚”سامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معامله “‚سامانه بازداشت ورفع بازداشت”‚نرم افزارتحت وب مدیریت املاک وکاداستر”‚و”نرم افزارتعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی وساختمان های فاقدسندرسمی “

الف)بررسی حوزه اموراملاک

درحوزه اموراملاک ‚۵طرح نرم افزاری کشوری باهمکاری حوزه معاونت اموراملاک ودفترتوسعه فناوری واطلاعات اقدام گردید.اولین طرحی که دراین حوزه وبا همکاری حوزه معاونت اموراسنادوکانون سردفتران ودفتریاران انجام شده است ودارای اهمیت فراوانی است ‚سامانه استعلام الکترونیکی ملک است.

الف-۱) سامانه استعلام الکترونیکی

طراحی وتولیداین سامانه ازنیمه دوم سال ۸۹ آغازوپس ازطی مراحل تست وپایلوت ‚ازمهرماه سال ۱۳۹۰ به تدریج درکشوراستقراریافت.بخشنامه مربوط نیزتحت عنوان “دستورالعمل نحوه استفاده ازسامانه الکترونیکی استعلام وپاسخ استعلام املاک”نیزازسوی سازمان به بخش های ذیربط ابلاغ گردید.براساس این طرح ‚استعلام وضعیت ملک ازدفترخانه به صورت الکترونیکی صادروبه واحدثبتی ارسال می شودوپس ازتطبیق اتوماتیک اطلاعات استعلام الکترونیکی بابانک جامع ونیزبررسی مستندات موجوددرواحدثبتی ‚نتیجه که همان پاسخ استعلام است به صورت الکترونیکی به کارتابل دفتراسنادرسمی ارسال می شود.

شایان توجه است که امکان ارایه آماری ازمیزان عملکردسامانه وجودداردومی توان به صورت برخط ازپشت سیستم های مجاز ‚عملکردسامانه راملاحظه نمود(تعداد دفاتر اسنادرسمی بهره بردار‚تعدادواحدثبتی بهره بردار‚تعداداستعلام الکترونیکی صادره وتعدادپاسخ الکترونیکی صادره)

اجرای طرح استعلام الکترونیکی درراستای تکالیف مندرج دربند”م”ماده ۲۱۱قانون برنامه پنجم توسعه کشوراجراشده است .براساس این بندسازمان ثبت مکلف شده است تادرراستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسنادواملاک وراه اندازی مرکزملی داده های ثبتی ‚نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تاپایان سال دوم برنامه اقدام کندبه نحوی که امکان پاسخ آنی والکترونیک به استعلامات ثبتی وثبت آنی معاملات بابکارگیری امضاءالکترونیک مطمئن فراهم شود.

برای حذف کامل فرآیندکاغذی استعلام اقدامات خوبی مانندحذف برگه استعلام ازعداداوراق بهادارونیزراه اندازی وبهره گیری ازگواهی امضای الکترونیکی مطمئن انجام گرفته است ودیگرنیازی به ارسال برگه استعلام به موازات ارسال استعلام الکترونیکی نیست.

الف -۲)دستاوردهای اجرای طرح استعلام الکترونیکی

مهمترین دستاورداین طرح ‚عمل به یک تکلیف قانونی است.دستاورددیگر‚تجمیع اطلاعات حدود۴۲۰ سرورواحدهای ثبتی درقالب ۳۱سروردرمراکزاستان هاوتکمیل وبهره برداری اززیرساخت های ارتباطی بین دفاتراسنادرسمی وواحدهای ثبتی وسازمان ثبت است که ضمن ارتقای امنیت اطلاعات ‚زمینه ارائه خدمات الکترونیکی وانجام سایرطرح های نرم افزاری رافراهم می نماید.دستاوردسوم ‚بالارفتن دقت درتکمیل استعلام وارائه پاسخ ودرنتیجه کاهش خطاهای انسانی است .بالا رفتن سرعت پاسخ به ویژه برای املاکی که دارای پرونده شفاف وکامل هستندنیزازجمله دستاوردهای این طرح است.پیشگیری ازتخلفات وجعل ازدستاوردهای مهم دیگراین طرح است .کاهش سفرهای درون وبین شهری وحفظ محیط زیست ازبرکات این طرح است که باحذف کامل فرآیندسنتی وکاغذی استعلام‚نمودکامل یافته است وبالاخره حذف ملیون ها برگ کاغذ وصرفه جوئی درهزینه ها ی آن ازمهمترین مزایای این طرح می باشد.

ب )ارسال الکترونیکی خلاصه معامله

امکان استفاده ازسامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معامله ازتاریخ ۰۱/۱۰/۹۰ به طوررسمی وتدریجی آغازشد.هنگامی که خلاصه معامله به صورت الکترونیکی به واحدثبتی می رسدنیازمند داده آمایی دربانک است .

این نکته ‚یکی ازمهمترین مشکلات وچالش هاییاست که طی سال هاسازمان ومردم باآن دست به گریبان بوده اند‚چراکه عدم ثبت به هنگام خلاصه معامله دربانک ودفتراملاک ‚موجب به روزنبودن اطلاعات ودرنتیجه عدم تثبیت اطلاعاتی مالکیتی مردم وآخرین مالک می گردید.بااجرای کامل طرح الکترونیکی فرآیندداده آمایی ووروداطلاعات خلاصه معامله به روش اپراتوری کاملا حذف گردیده است .اگربرای ارسال خلاصه معامله کاغذی ووروداطلاعات آن دربانک وامکانات ومنابع موردنیاز آن تنها۰۰۰‚۲۰۰ریال هزینه درنظرگرفته شود‚با بهره گیری ازارسال الکترونیکی صرفه جویی میلیاردی درهزینه ها انجام می شود.

ثبت الکترونیکی درنهادهای رسمی ثبت اسناد

قبل ازالزامی شدن ثبت آنی معاملات ‚جهت شناسایی نواقص آن ‚پیرومصوبه جلسه مورخ ۳۰/۳/۱۳۹۱وعطف گیرد به نامه شماره ۶۶۰۷۸/۱۳۹۱ سازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚باحضورریاست محترم سازمان واعضای محترم هیئت مدیره کانون سردفتران ‚۵دفتراسنادرسمی درتهران جهت اجرای آزمایشی نرم افزارثبت الکترونیکی اسنادمعرفی شدند.افزون براین براساس مصوبات پنجاه وهشتمین جلسه شورای فناوری اطلاعات مورخ ۲۰/۹/۱۳۹۱ راه اندازی ثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی استان چهارمحال و بختیاری به عنوان پایلوت براساس برنامه زمانبندی ‚الزام آورشد.

به طوررسمی دراجرای مواد(۴۶) و(۲۱۱)قانون برنامه پنجم توسعه وهمچنین ماده (۱۲) قانون سلامت

نظام اداری وبند”ب” ماده (۴۸)قانون برنامه پنجم ‚سازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚دفاتراسنادرسمی

کل کشوررااز تاریخ ۲۶/۰۶/۹۲ ‚مکلف به تنظیم سندازطریق سامانه سازمان مذکورکرده است وطرح

ثبت آنی دردفاتر اسنادرسمی وواحدهای ثبتی عملی گردیده است واشخاص می توانندبامراجعه به دفاتر باتکمیل فرمها ومدارک موردنیاز برای ثبت معاملات منقول وغیرمنقول خوداقدام نمایند.

سامانه ثبت الکترونیک اسناد‚شیوه تنظیم سندراباتحولات جدیدی روبروکرده است.مسولان وکارشناسان حوزه ثبت اسنادواملاک براین باورندکه درسامانه جدید(ثبت آنی)شفافیت ومواهب زیادی

درانتظارحقوق ومردم است که مردم به مرورمتوجه آثارجدی وفراگیرآن می شوند.

جهت اجرای همه جانبه وکامل ثبت آنی دستورالعمل هایی صادرگردیده است که اهم آن عبارتنداز:

۱٫دستورالعمل نحوه استفاده دفاتراسنادرسمی ازسامانه ثبت الکترونیک اسنادمورخ۲۴/۰۶/۹۲

۲٫دستورالعمل تهیه توکن (Token)برای صدورگواهی امضای الکترونیک دفاترRA دارای قابلیت های:

الف) استانداردامنیتی ۱۳-۲-۱۴۰FIPS

ب)تولیدتوکن باطول ۴۰۹۶بیت‚

ج)MOC

د)سهولت استفاده همزمان باسایرتوکن ها مورخ ۱۸/۰۳/۹۲

دستورالعمل الزام دفاتراسنادرسمی به برخورداری از:

الف)رایانه روزآمدباپردازنده حداقل ۴pentium  وحافظه موقت حداقل ۱GB ودارای دوپورت USB فعال سالم به طورهمزمان

ب)سیستم عامل ویندوز xp 7یا۸

ج) نرم افزارآنتی ویروس روزآمد

د) خط ارتباطی پرسرعت باحداقل سرعت ۵۱۲

دفاتراسنادرسمی با ادارات ثبت ازطریق فضای مجازی ارتباط دارندوبسترثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی وادارت ثبت فراهم گردیده که با بهره گیری ازفناوری نوین بابرقراری ارتباط مستقیم ومجازی بین دفاتراسنادرسمی وادارات ثبت‚اسنادصادره درهرنقطه ازکشوربه صورت آنلاین همزمان دربانک اطلاعات مرکزی سازمان نیزجمع آوری وثبت می شود.

باتوجه به حساسیت کاروبرنامه ریزی انجام شده فعالیت تمامی دفاتراسنادرسمی درچهارچوب طرح ثبت آنی الزامی است.باثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی اوراق یک برگی ونیم برگی حذف وفرم ثبت انواع قراردادها جهت تسهیل کارسردفتران ایجادگردیده است که علاوه برکاهش هزینه ها سبب هماهنگی وایجادوحدت رویه می گردد.این امرگام موثری درراستای شفاف سازی وسرعت بخشی به ثبت رسمی است.درحال حاضرصددرصدعملیات مربوط به صدوراسنادبه صورت مکانیزه دردفاتراسنادرسمی انجام می شودوتمامی دفاتربه وسیله سیستم الکترونیک تقاضای استعلام راارسال می کنندوفرم خلاصه معاملات نیزبه صورت مکانیزه به ادارات ثبت ارسال می گردد.بدین ترتیب سرگردانی وگرفتاری مردم درزمینه پاسخ استعلام وصدوراسنادتاحدودقابل توجه ای برطرف شده است وصرفه جوئی متعددی رابه همراه داشته است.سیستم های رایانه ای دفاتر مجهز به نرم افزاری است که بعدازانجام معاملات وثبت آنی سند‚خریداروفروشنده می توانند‚درهرنقطه ازکشورودرهمان لحظه سندثبت شده خودراازطریق واردنمودن شماره ملی سندورمزاختصاصی درسایت سازمان ثبت اسنادواملاک کشورمشاهده نمایند.

سازمان ثبت باتشکیل کارگروه های تخصصی درستادمرکزی واستان هاپاسخگوی سؤالات وابهامات دفاترمی باشدوضمن برقراری ارتباط باسازمان ازطریق پورتال (www.ssaa.ir)ونیزشماره تلفن ۶۳۴۸۵  آماده شنیدن نقطه نظرات ومشکلات آنها می باشد.مردم نیزمی توانندضمن تماس مشکلات خودرا اعلام کنند‚درزمینه ثبت سندباذکرشماره دفترخانه ‚سازمان هم اقدام به رفع مشکل می نماید.

به این ترتیب بانظارت سازمان ثبت اسناددفاتراسنادرسمی رصدمی شوندودرصورت بروزمشکل راهکارهای لازم ارائه می شود.

مزایا وچالش های ثبت الکترونیکی اسناد

مبحث اول : مزایا ی ثبت آ نی

گفتاراول :ویژگی های کارکردی ثبت آنی

ازویژگی های مهم وکارکردی ثبت الکترونیک اسنادبه مواردزیرمی توان اشاره نمود:[۱]

بند اول :یکپارچگی وتمرکزاطلاعات ورودی موردنیازسامان ودفاتراسنادرسمی ماننداطلاعات پایه انواع اسناد‚کلیشه هاو‚….‚وسهولت درنسخه گذاری سامانه به صورت مرکزی وعدم نیازبه مراجعه به دفترخانه ها

بند دوم :ارتباط برخط باپایگاه اطلاعات سردفتران به جهت استفاده ازاطلاعات به روزسردفتران ووضعیت وصلاحیت آنان (فعال /اصیل/کفیل/منفصل)

بند سوم : ارتباط برخط باپایگاه شناسه ملی اشخاص حقیقی جهت کنترل صحت اطلاعات شرکت ها ومؤسسات غیرتجاری ویاسایراشخاص حقوقی وپایا یامنحل بودن آنها

بندچهارم :  ارتباط برخط پایگاه اطلاعات بخشنامه های ثبتی مانندافرادممنوع المعامله ‚محجورین‚ اسنادفاقداعتبار‚…

بند پنجم :  استفاده برخط ازمرکز گواهی امضای الکترونیک سازمان جهت تشخیص هویت واصالت سردفترامضاءکننده سندالکترونیکی

بند ششم :  محاسبه اتوماتیک هزینه های سندبراساس تعرفه های مصوب ومقررات مرتبط

بند هفتم :  انجام کنترل های سیستمی لازم درفرآیندتنظیم اسناد

بند هشتم :  امکان نظارت برخط برفعالیت صدوراسناددفاتر

بند نهم : پشتیبانی فنی متمرکز ازسامانه

بند دهم :  امکان اطلاع رسانی ازوضعیت  صدورسندبه صورت پیامک وازطریق پورتال سازمان ثبت

بند یازدهم :  امکان اصالت سنجی اسنادصادره به صورت برخط  ازطریق پورتال سازمان

گفتار دوم : محتوای نرم افزارهای ثبت آنی

نرم افزارهائی که جهت ثبت آنی (ثبت الکترونیکی اسناد)دردفاتراسنادرسمی مورداستفاده قرارمی گیرد‚بطورخودکار مواردی رابه شرح ذیل به هنگام کاربه صورت آنلاین کنترل می کند:[۲]

۱- اجرای دستورالعمل حذف اوراق بهاداروامکان فروش اوراق به صورت الکترونیکی :

سالانه ملیون ها فرم کاغذی برای ارائه خدمات به متقاضیان توسط خزانهچاپ می گردید.امکان سوءاستفاده ازاوراق بهادار‚برای مثال سرقت یاجعل ‚که بخش عمده ازاین اوراق حذف وسیستم های متعددی جایگزین آن شده است که امروزه خدمات رابه صورت الکترونیکی ارائه می دهد.

۲-ساماندهی پایگاه اطلاعات ‚بانکجامع املاک ومدیرت کشوری املاک :

دررابطه باارتقاءسلامت اداری ومبارزه باجرائمی که درحوزه املاک واسناداتفاق می افتدودردرجه اول نیازمندشفاف سازی وساماندهی بانک های اطلاعاتی وارائه خدمات الکترونیکی چون معمولادرارتباط باخدمات کاغذی است سازمان ثبت نمی توانست تظارت لازم راداشته باشدوامکان نظارت وکنترل دقیق وجودنداشت ‚لیکن باسیاست گذاری که دراین زمینه شده است درحال حاضر مجموعه سازمان تمام نقاط خدمات رسانی رادرسطح کشورتحت شبکه قرارگرفته اندوعمده اقدامات آنهاتحت شبکه انجام می شود.

بنابراین امکان نظارت متمرکزمهیاشده است وبالتبع باچنین نظارتی امکان تخلف به نحوقابل توجهی کاهش می یابدوسلامت اداری ارتقاءمی یابد.

۳-ایجادآرشیو الکترونیکی

۴-ایجادامضای الکترونیکی

۵-  استعلام الکترونیکی :

باعنایت به اینکه یکی ازراهبردهای اصلی سازمان ثبت دراجراجزء۲بند”و” وبند”م”ماده ۱۲قانون پنجم توسعه پاسخ آنی والکترونیکی به استعلام ثبتی وثبت آنی معاملات می باشدلذاسازمان ثبت جهت تحقق این حکم نرم افزاراستعلام الکترونیکی رابه عنوان یکی اززیرسیستم های نرم افزارجامع مدیریت املاک طراحی وتولیدنموده است .دراین سیستم به منظورتسهیل وتسریع درامورومکاتبات بین دفاتراسنادرسمی وادارات ثبتی ‚شبکه اختصاصی(VPN) بربستراینترنت بین دفاتراسنادرسمی وسازمان ثبت اسنادواملاک کشورایجادگردیده است .

این سامانه بادریافت الکترونیکی استعلام ازدفاتراسنادرسمی وپاسخ الکترونیکی آن نقش مهمی درکاهش مصرف کاغذ‚سرعت ودقت درزمان اخذاستعلام وصدوراسنادمالکیت‚ارتقاءامنیت ‚سلامت اداری ‚افزایش سرعت انتقال اطلاعات درواحدهای ثبتی ودفاتروجلوگیری ازمراجعه بی رویه متقاضیان ایفاءمی کند.[۳]

۶-اصالت سنجی هویت صاحبان سند:

احرازهویت که باارتباط باپایگاه اطلاعات هویتی سازمان ثبت احوال صورت می گیرد.درسامانه ثبت آنی ‚بانک ثبت احوال هویت صاحبان سندرااصالت سنجی می کند.

۷-تطبیق اسامی بابانک افرادممنوع المعامله :

ازآنجاکه سردفتران مجازبه ثبت معاملات اشخاص ممنوع المعامله نیستند‚بانک اطلاعات اشخاص ممنوع المعامله ساماندهی ودرسامانه ثبت الکترونیک اسنادبه صورت برخط موجوداست.

۸-ارسال الکترونیکی فرم معاملات ازطریق دفاتراسنادرسمی

۹-ثبت وپرداخت الکترونیکی وجوه دردفاتراسنادرسمی

۱۰-استعلام ممنوع الخروجی ورفع ممنوع الخروجی به صورت الکترونیکی:

دراین سامانه ثبت وارسال برخط ممنوعیت خروج ازکشوربدهکاران ورفع آن مطابق قانون اجرای مفاداسنادرسمی ازواحدثبتی به اداره کل نظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی سازمان ثبت اسنادواملاک کشوربرقرارمی گردد.

[۱]  – باقرزاده ، محمد ،  مدیرکل دفترنظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی  ، نشریه سند ،سال هشتم  ، شماره ۷۱ ،خردادوتیر۹۱

[۲]  – باقرزاده ، محمد ،  مدیرکل دفترنظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی  ، نشریه سند ،سال هشتم  ، شماره ۷۱ ،خردادوتیر۹۱

[۳]  – باقرزاده ، محمد ،  مدیرکل دفترنظارت وهماهنگی اجرای اسنادرسمی  ،محمدجعفرباقرزاده ، نشریه سند ،سال هشتم  ، شماره ۷۱ ،خردادوتیر۹۱

چالش های ثبت آنی

دراعتراض به کاستی ها ومشکلاتی که سردفتران اسنادرسمی دراجرای ثبت آنی با آن مواجه شده بودندجمعی ازآنان مقابل کانون سردفتران درتهران تجمع کردندوخواهان رسیدگی به مشکلات شدند.مشکلاتی نظیرقطعی اینترنت ‚کندی سرعت سیستم ‚پیش بینی نشدن فرم تنظیم سنددربرخی مواردو….

جهت بررسی مسائل ومشکلات فراروی ثبت آنی اعضای کمسیون حقوقی وقضائی مجلس شورای اسلامی تصمیم گرفتندبه ماجراورودکرده وموضوع رابررسی کنند.طبق اظهارات نایب رئیس کمسیون حقوقی مجلس‚دراین راستا هیأتی مشخص شدتامسؤل بررسی موضوع درکمسیون شود.سپس جلسه ای نیزباحضوراعضای هیأت ونمایندگان کانون سردفتران ورئیس سازمان ثبت اسنادواملاک کشورتشکیل وحرفهای طرفین شنیده شد.[۱]

پیروجلسه فوق الذکر‚بنابه تقاضای کمسیون حقوقی وقضائی مجلس ‚چالش های ثبت آنی موردبررسی قرار گرفت وتوسط مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی منتشرگردید.گزارش مذکوربه شرح ذیل ارائه می گرددوبه موازات آن نقطه نظرات نگارنده دراین خصوص نیزعنوان می شود.

براساس گزارش مرکزپژوهش های مجلس شورای اسلامی‚بررسی ها حاکی ازآن است که برخی ازاشکالات فعلی سامانه ثبت آنی معاملات‚قابل توجه هستندوغالبأازعدم تخصیص بودجه مناسب به این پروژه نشأت می گیرند.درکناراین اشکالات‚اشکالات جزئی دیگری نیزوجودداردکه درمدت زمان کوتاهی بااصلاحات فرآیندی واجرایی درسیستم قابل رفع هستند.در گزارش فوق الذکر‚چالش هایی راکه ثبت آنی باآن مواجه می باشد‚درچهاربخش تحت بررسی قرارگرفته است:[۲]

گفتار اول : چالش های توسعه سامانه اطلاعاتی ثبت آنی

دراین بخش ‚ بااشاره به اینکه کاربران جزءلاینفک هرسامانه اطلاعاتی به شمارمی روندوهدف اصلی هرسامانه اطلاعاتی پاسخگویی به نیازهای عامل انسانی است ‚لذا متخصصین حوزه نرم افزار‚نیازمندیهای کاربران رااز طرق مختلف ازجمله مصاحبه و پرسشنامه شناسایی کرده و پس ازاستخراج نیازهای اصلی وسازماندهی آنان ‚ مستندات آنان نیز ثبت می گردد.

مستندات مذکورپس ازتجزیه وتحلیل توسط همان کاربران یابه تعبیری ذینفعان بازبینی می شود.هدف ازاین عملکرداستفاده درطراحی نرم افزارتوسط طراحان مربوطه می باشد.

طبق گزارش مذکورعلی رغم جلساتی که سازمان ثبت وشماری ازسردفتران اسنادرسمی طی سال گذشته برگزارکرده اندنیازسنجی ازذینفعان که همان سران دفاتراسنادرسمی می باشندصورت نگرفته است.وجلسات صرفا جهت اطلاع رسانی درخصوص سامانه ثبت آنی بوده است وبه دلیل اختلاف نظرهابه نتیجه هم نرسیده است.

گزارش مذکورحاکی ازآن است که الزام سازمان ثبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تاپایان سال دوم برنامه پنجم توسعه وتلاش جهت تحقق آن ظرف محدودیت زمانی‚ مقررتاثیرمنفی درروندتوسعه سامانه ثبت آنی داشته است.

گام بعدی دراین مرحله طراحی واحصای فرآیندها است کهباتجزیه وتحلیل نیازمندی های کاربران صورت گرفته وبراساس آن مستندات ویژه نرم افزارتهیه میگردد.این مستندات‚ساختارعمومی سازماندهی سامانه ‚ساختارمنوها‚ساختمان داده هاوغیره راشامل می شود.

هرچندسازمان ثبت درراستای تحقق این امر‚معاونت اموراسنادوکانون سردفتران ودفتریاران را بانظارت دفترتوسعه فناوری اطلاعات ملزم به بررسی قابلیت گواهی امضای الکترونیکی جهت استفاده درنرم افزاراستعلام الکترونیک به صورت برخط نمود‚ ونیز دفترتوسعه فناوری اطلاعات هم ملزم گردیدتاباهمکاری معاونت های اموراملاک واسناد‚درطراحی اقلام اطلاعاتی فرم های ثبت آنی ‚اعم ازگواهی امضاواستانداردسازی رویه هاوفرم های مذکوروارزیابی وسنجش آنها وحدت رویه صادرنمایندوالزام معاونت اموراسنادباهمکاری دفترتوسعه فناوری اطلاعات به تهیه فرم های لازم برای انواع معاملات دردفاتراسنادرسمی بارعایت ملاحظات قانونی ‚محتوایی وامنیتی  تلاش نمودلیکن دراین زمینه نیزسامانه ثبت آنی دارای اشکالات شکلی ونرم افزاری است .[۳]

آموزش لازم به کاربران ‚ مرحله بعدی دراین بخش می باشد.برداشتن این گام مهم قبل ازاجرای طرح امری مهم وضروری قلمدادشده است که تاثیربسزایی درکاهش مشکلات پیداوپنهان رونداجرای ثبت آنی دارد.

طبق اظهارات مسؤلین محترم سازمان ثبت اسنادواملاک کشورکه درنشریات داخلی سازمان ونیزسایت مربوطه منتشرگردیده است(نشریه سند)‚این سازمان علاوه بربرگزاری چندین جلسات آموزشی گروهی جهت سردفتران کل کشوربه هزاران ساعت آموزش چهره به چهره نیزمبادرت ورزیده است.

لیکن باعنایت به گزارش مرکزپژوهش مجلس شورای اسلامی باتوجه به تراکم دفاتراسنادرسمی درکل کشورکه بالغ برهفت هزاردفترخانه اسنادرسمی درسطح کشورمی باشد‚فرآیندآموزش نحوه استفاده ازسامانه ثبت آنی به سردفتران کافی نبودهوارائه آموزش به ایشان به اندازه لازم صورت نگرفته است .علاوه براین دستورالعمل هایی که درخصوص ثبت آنی توسط سازمان ثبت صادرگردیده است نیزدارای اشکالاتی ازقبیل کوتاهی فاصله زمانیلازم الاجراشدن دستورالعمل وعملی شدن ثبت آنی ونیز ابهام دربردارد.لذااین مسأله سبب گردیده تاسردفتران دراجرای ثبت الکترونیکی معاملات بامشکل مواجه گردند.

جهت پیش بینی ورفع اشکالات احتمالی سامانه ثبت آنی ‚ درسال  ۹۱ ‚باحضورریاست محترم سازمان ثبت اسنادواملاک کشورواعضای هیئت مدیره محترم کانون سردفتران ودفتریاران ‚۵ دفتراسنادرسمی درتهران جهت اجرای آزمایشی نرم افزارثبت الکترونیکی اسنادمعرفی شدند.ونیزبراساس مصوبات پنجاه وهشتمین جلسه شورای فناوری اطلاعات مورخ ۲۰/۹/۹۱ ‚راه اندازی سیستم ثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی استان چهارمحال وبختیاری به عنوان پایلوت براساس برنامه زمانبندی ‚الزام آورشد.

[۱]  –  اسفنانی  ، محمد علی ، نایب رئیس کمسیون حقوقی مجلس شورای اسلامی ، روزنامه ایران ، سایت کانون سردفتران ودفتریاران تاریخ انتشار۲۹/۱۱/۱۳۹۲

[۲] – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲

[۳]  – [۳] – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲

چالش های زیرساخت ارتباطی

دفاتراسنادرسمی ازطریق بستراینترانت به سامانه ثبت الکترونیک اسناد(www.ssaa.ir)  متصل می شوند.برای این منظور۱۵۰مگابایت اینترانت ازشرکت مخابرات استان تهران برروی بسترفیبرو۱۵۰ مگابایت اینترانت ازشرکت پردیس برروی بستررادیو درنظرگرفته شده است.[۱]

باتوجه به وضعیت زیرساخت ارتباطی درایران ‚سیستم طراحی شده وابسته به برخط بودن دفاتربوده ‚به دلیل قطعی اینترنت (ازجمله قطع بودن ویاکاهش پهنای باندسراسری‚ایراددرسوییچ های مناطق مخابراتی تامین کننده اینترنی ودیگرموارد)‚دربرخی مواقع امکان دسترسی به سامانه وثبت سندوجودندارد.قطع شدن ارتباط باسرورسازمان ثبت ازطریق)VPN‚(VisualPrivate Network‚یکنوع شبکه خصوصی ومجازی جهت ایجادامنیت ارتباط بین دفاتراسنادرسمی وسازمان ثبت )نیزبروخامت اوضاع می افزایدکه علت رابایددرعدم اجرای شبکه ملی اطلاعات ازسوی وزارت ارتباطات وفناوری اطلاعات جستجوکردکه به رغم پیگیری مدیران سازمان ثبت دراین خصوص اززمان اجرای سامانه ‚تغییرچندانی دراین خصوص به وجودنیامده است.[۲]

به نظرمی رسداین ساختارارتباطی برای تبادل اطلاعات بین سازمان ثبت ودفاتراسنادرسمی مناسب نیست واین بسترموجت محدودیت های بسیاری درنحوه اجرای فعالیت دفاترباتوجه به مقتضیات حرفه وتکالیف متعددقانونی آنها درقبال مراجعین می شود.

گفتارسوم : چالش های  مربوط به امنیت سامانه

به گزارش مرکزپژوهش مجلس شورای اسلامی :”چنانچه لازم نباشدکه سردفتران دفاتراسنادرسمی ازشبکه اینترنت به اینترانت وصل شوند‚میزان امنیت شبکه ارتقاءمی یابد.اماامنیت ارتباطی سامانه درداخل یعنی VPN اینترانت باتوجه به اینکه ازIP رنج ۱۰ استفاده شده است تاحدزیادی تامین می شود.

عدم پیش بینی سایت پشتیبان این سامانه درنقطه ای بافاصله زیادازمرکز ایران ‚چالش امنیتی دیگری است که درگزارش فوق مدنظرقرارگرفته شده است واختصاص سایت پشتیبان درنقطه ای خارج ازمرکزکشور‚به عنوان راهکارحل این مشکل پیشنهادشده است که به واسطه آن ملاحظات پدافندغیرعامل نیزرعایت گردیده وقابلیت اتکابه سیستم رابالا می برد.تحقق این امربه دلیل کمبوددرمنابع پروژه میسرنگردیده است.

گفتار چهارم : چالش های فنی وساختاری سامانه

ازنظرفنی وکارشناسی ‚اشکالات فنی وساختاری سامانه درزمره اشکالات جزئی امامؤثردرکاربری بهترسامانه به شمارمی روند.

بند اول :  اشکالات ساختاری وشکلی

درگزارش فوق الذکرباتاکیدبراینکه دسترسی آسان وکاربرمحوربودن ازویژگی های مهم یک سامانه اطلاعاتی است ‚اشکالات ساختاری وشکلی موجوددرسامانه ثبت آنی رادلیل بی توجهی به این امرقلمدادنموده ودرادامه به شرح ذیل آنان رابرشمرده است.

الف )عدم رعایت یکپارچگی ساختار برنامه

نمای ظاهری  برنامه متشکل ازپنجره های متعددبوده که سبب شلوغی وسردرگمی برنامه شده است به نحوی که کاربرهربارناگزیرازتعویض پنجره هاوبزرگ کردن صفحات وجابجایی درجهت های مختلف می گردد.وپیشنهادشده است که نمای اصلی برنامه به صورت تمام صفحه ظاهروپنجره های فرعی به صورت کشویی درزیرهریک ازآنها ایجادومورداستفاده قرارگیرد.

به نظراینجانب به تقلیدازسامانه های ثبت نام‚روندبرنامه می تواند چندمرحله ای باشد.به این صورت که نواربالای نمای اصلی برنامه همه مراحل رانشان دهدوهرمرحله که طی می شودبه طوراتوماتیک وخودکاربه مرحله بعدبرود.؟؟

ب) ریزبودن فونت برنامه

ریز بودن فونت برنامه اشکال دیگری است که به عنوان نقص دراین برنامه مدنظرقرارگرفته شده است .البته همانگونه که درگزارش اشاره شده است چندان مهم نبوده وباافزایش آن به راحتی مرتفع می گردد.

ج)عدم انطباق عبارات ومفاهیم با قوانین

“برخی ازعبارات ومفاهیم به کاررفته درسامانه ‚منطبق باقوانین ومقررات موردعمل فعلی ورویه جاری دفاتراسنادرسمی نیست.به عنوان مثال عبارت “صدورسند”به عنوان اولین پنجره درقسمت خدمات ثبت ‚صحیح نیست زیرافعالیت اصلی دفتر‚تنظیم وثبت سنداست نه صدورسند.”[۳]

باتوجه به مطالب بالا هرچندتهیه کننده محترم گزارش جهت تاییدایرادخودبه ماده(۴۹)قانون ثبت مصوب ۱۳۱۰ومواد(۱۸) و(۳۰)قانون دفاتراسنادرسمی استنادکرده است که کاملا حائزاهمیت است ‚اما ازآنجایی  که صدورسندنیزبخشی ازمراحل تنظیم سندوصدالبته درزمره فعالیت های اصلی دفترخانه می باشدلذادراین زمینه هیچ مقایرتی وتضادی وجودندارد که بتوان به عنوان یک نقص آن راموردتوجه قرارداد.

د) جایگزینی عبارت

ایرادشده است که عبارت “جستجوی پرونده های باز” جایگزین عنوان “کارتابل پرونده های باز”گرددتاضمن پاسداشت زبان پارسی مفهوم درست تری به ذهن متبادرگردد.

البته ضمن تائیدوتکریم نظرایشان شایدبتوان به عنوان یادآوری اشاره کردکه معمولایک فردباسواد که به عنوان کاربررایانه تعیین می شودانتظارمی رودکه ازعبارات مصطلح دراین زمینه آگاهی ودانش متوسطی نسبت به آن داشته باشد.

[۱]  – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲

[۲]  – [۲] – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲

[۳]  – [۳] – علوی ‚فاطمه ‚ بررسی چالش های فنی سامانه ثبت آنی  ‚ گزارش مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی ‚شماره مسلسل ۱۳۳۵۶‚ مورخ ۱۸/۰۹/۱۳۹۲