دست آوردهای دولت الکترونیک[۱]

۱-ارائه همه خدمات عمومی به صورت الکترونیک برروی اینترنت

۲-تامین یک مرکزاطلاعات به عنوان مکانی برای دسترسی به اطلاعات خدمات دولتی

۳-امکان پرداخت الکترونیکی قبض ها به دولت

۴-انتقال کلیه اطلاعات دولتی ازقبیل قوانین وظائف وساختارهای سازمان های دولتی به اینترنت به گونه ای که توسط مردم قابل استفاده باشد.

۵-اسناد(دولتی )آرشیوهاوبانکهای اطلاعاتی به صورت آنلاین قابل دسترسی است

۶-کلیه اموراداری به صورت آنلاین انجام می شود

۷-افزایش قابلیت مدیریت آنلاین مدیران دولتی

۸-انجام کلیه امورتجاری به صورت آنلاین

۹-وجوداینترنت باپهنای خط بالابرای موسسات تحقیقاتی

۱۰-اشتراک اطلاعات بین موسسات دولتی

۱۱-استفاده ازنامه های الکترونیکی

۱۲-استفاده ازکارت های هوشمند

۱۳-استفاده ازکیوسک های اطلاعاتی

مبحث دوم : ثبت الکترونیکی

دراین قسمت ازپژوهش تعاریفی که ازثبت الکترونیکی بیان گردیده است ارائه می گرددوسپس به چگونگی روند اجرای آن در دو نهاد سازمان ثبت اسنادواملاک کشورو دفاتراسنادرسمی می پردازیم.ذکراین نکته ضروری است که با توجه به عنوان پژوهش منظورازتعریف ثبت الکترونیک ثبت  اسنادرسمی به شیوه الکترونیکی ودرفضای مجازی است.

[۱] – نقشینه ، وحید ، حکومت مداری خوب با دولت الکترونیک ، روزنامه ایران ، یکشنبه ۳۰/۲/۱۳۸۶ سال سیزدهم ، شماره ۳۶۴۲، ص ۱۶

‌تعریف ثبت الکترونیکی

بند اول  :دکترین

برخی اساتید ثبت الکترونیکی رامفهومی نسبتانوظهوربرشمرده اند که دربکارگیری شیوه های نوین ارتباط برای تسهیل ثبت اسنادومدارک مورداستفاده قرارمی گیرد.

منظورایشان ازشیوه های نوین ارتباط همان فضای مجازی ودرون شبکه ای است که باکمک دستگاه کامپیوترامکان پذیرمی گردد. [۱]

 بنددوم: قانون دفاتراسنادرسمی ایالات متحده آمریکا

باب چهاردهم بند۱-۱۴ “فناوری دارای قابلیت های الکترونیکی ‚دیجیتالی (رقومی )‚ مغناطیسی ‚بی سیم دیداری (بصری ) الکترونیکی مغناطیسی یامواردمشابه “مطابق قانون فوق مدرک الکترونیکی درمفهوم عام شامل اطلاعاتی است که باوسایل الکترونیکی ایجاد تولید ارسال ابلاغ دریافت یاذخیره شده باشد.

بنابربا توجه به آنچه درتعریف ثبت الکترونیکی مطرح گردید‚به نظرنگارنده  ثبت الکترونیکی‚خلق وایجادیک سنددرفضای مجازی بااستفاده ازابزاری مانندصفحه کلیداست که درنوشتن اسنادجایگزین قلم وخودکارشده است .سرعت درنوشتن به این شیوه تفاوت چندانی بانوشتن باکمک قلم وخودکارنداشته وبستگی به مهارت کاربردارد.

آنچه درثبت الکترونیکی درفضای مجازی مورداهمیت است سرعت درانتقال وارسال  نوشته هاواسنادی است که به طریق الکترونیکی ومغناطیسی ایجادشده است.

گفتاردوم  : ماهیت ثبت الکترونیکی  [۲]

ثبت الکترونیکی ازماهیتی که دارای آثارجداگانه ای درمقایسه باثبت کاغذی باشدبرخوردارنیست زیراآنچه که تغییریافته تغییروسائل به کاررفته برای انجام مراحل مختلف ثبت سنداست(ادله مربوطه ذخیره بایگانی بازاریابی دستیابی پرینت و…)

[۱]  – السان‚ دکتر مصطفی‚ جنبه های حقوقی ثبت الکترونیکی‚ پرتال اطلاع رسانی وکالت آنلاین  www.vekalatonline.ir‚

[۲]  -[۲]- السان‚ دکتر مصطفی‚ ماهیت حقوقی امضای الکترونیکی‚ پرتال اطلاع رسانی وکالت آنلاین  www.vekalatonline.ir‚

ثبت الکترونیکی اسناددرسازمان ثبت اسنادواملاک

درقرن حاضرروش جدیداداره حکومت ها مبتنی براستقرار دولت الکترونیک می باشد[۱].لذا همانطورکه قبلااشاره شدازجمله اقداماتی که دراین زمینه توسط قانونگذاران ومسولین محترم کشورعزیزمان صورت گرفت تصویب قانون برنامه پنجم توسعه کشوروقانون ارتقاءسلامت اداری است .لذا به موجب قوانین فوق الذکرتکالیفی نیزبرعهده سازمان ثبت اسنادواملاک قرار گرفت.

ازآنجائیکه پیشرفت مثل هرامری ازمبدابایدآغازشوداین سازمان کهن وحاکمیتی بامدنظرقراردادن اینکه تحولات اقتصادی واجتماعی نظام نوین تولیدثروت قرن جدیدنیازبه برنامه ریزی وتدبیرواصلاح قوانین قدیمی پالایش وتصویب قوانین جدیددارددرصددبرآمدندکه بابه کارگیری شیوه های نوین واستفاده ازفضای مجازی واینترنت سرمایه های مادی ومعنوی مردم راکه باسعی وتلاش به دست آمده به سمت وجهتی هدایت نمایندکه امنیت مالکیت درجامعه تضمین گردد.حرکت به سمت فناوری های نوین وافزایش آگاهی عمومی نسبت به ارزش خدمات ثبتی باعث افزایش ثبت رسمی وکاهش مشکلات ناشی ازآن می شود.[۲]

تسهیل وشفاف سازی خدمات ثبتی ‚یکنواخت شدن روندثبت اسناد‚شفاف سازی فعالیت دفاتراسنادرسمی وسرعت درپاسخ گوئی به نیازهای مردم ‚ارتقاءسلامت اداری وتکریم ارباب رجوع ‚تقویت نظارت دقیق وموثر برعملکردواحدهای ثبتی ودفاتراسنادرسمی ‚شفاف سازی ‚ارتقاءکمی وکیفی خدمات توام بامکانیزه سازی روش های خدمات رسانی ازجمله اهداف والای این طرح ملی است.غافله مدرن جریان داردولحظه به لحظه شتاب بیشتری می گیرد‚جامعه مدرن منفعت رادرمنافع جامعه می داند.

مراجعات فراوان مردم باعث تحمیل هزینه های فراوان به دستگاه های اداری کشور می گرددکه سلامت اداری راموردتحدیدقرارمی دهد.باتوجه به تعداداندک کارمندان به نسبت مراجعین وعدم امکان پاسخ گوئی ‚افراددرصددبر می آمدندتا ازراه کارهای غیرمشروع کارخودراپی گیری کنند.وشبکه دلالی به وجود می آمدکه طبیعتا مفاسدومشکلاتی نظیرجعل رابه همراه داشت . ازاین روبا بازخوانی رویه اداری درتمام بخش ها اقدامات فراوانی پایه ریزی گردیدتا ارائه خدمات به نحوغیرحضوری ساماندهی شده ومراجعات حضوری کاهش یابد

لذامسولین باارزیابی وآسیب شناسی که به عمل آوردندراهبردهایی رافراهم نمودندکه هدف آن ایجادتسهیل وتسریع درخدمات ثبتی وکاهش مراجعات حضوری ازطریق توسعه خدمات الکترونیکی است .[۳]

بابازخوانی فرآیندخدمت رسانی دربخش های مختلف ازجهت حقوقی شیوه ها ورویه ها راباروش های نوین انطباق دادندتا بتوانندخدمات غیرحضوری راتسهیل نمایند.بعلاوه درگذشته شیوه های سنتی خدماتی درحوزه های ثبت رسمی درکشوراعمال می شدوتنظیم وصدورسالانه بیش از۲۵ملیون سندمشکلات زیادی را به همراه داشت و درمواردی تخلفات بزرگی صورت می گرفت که سازمان ثبت اسناداطلاع دقیقی ازتخلفات نداشت که امروزه باشبکه های متمرکزوسیستمی ارتکاب این تخلفات تقریبا ازبین رفته است ونیزدرگذشته سازمان ثبت اسنادواملاک به نحودقیق ازچگونگی فعالیت دفاتراسنادرسمی وازدواج وطلاق درسرار کشوراطلاع نداشت وامکان رصددقیق فعالیت آنها وجودنداشت که درحال حاضربااجرای طرح نوین ثبت امکان نظارت برخط ومتمرکز همه فعالیت ها ی اجزای سازمان فراهم شده است .[۴]

به گفته رئیس محترم ثبت اسنادواملاک شیوه های سنتی ارائه خدمات درعصرحاضردیگرپاسخگوی کامل آثارحقوقی فعالیت های اجتماعی نیست.بادرنظرگرفتن این واقعیت که درعصرالکترونیکی شدن مراجعات به ادارات انجام اموربه شیوه سنتی وباتاخیررانمی پذیردوطولانی شدن روندارائه خدمات سبب ایجادنارضایتی ونتایج نامطلوب ازجمله فسادوتحمیل هزینه های اضافی درجامعه می شود.سازمان ثبت اسنادواملاک باآسیب شناسی رونداجرای اموروفرآیندهای خدمات رسانی درحوزه اسنادرسمی وارائه خدمات عمومی وثبتی اصلاح شیوه هارا دردستورکارقرارداد.تغییرفرآیندثبت سنتی به نوین براساس این ضرورت دردستورکارقرارگرفت تاضمن شفاف سازی وتسریع امورآثارحقوقی این فعالیت ها بیشترموردتوجه وعنایت قرارگیرد.

[۱]  – [۱] – نقشینه ، وحید ، حکومت مداری خوب با دولت الکترونیک ، روزنامه ایران ، یکشنبه ۳۰/۲/۱۳۸۶ سال سیزدهم ، شماره ۳۶۴۲، ص ۱۶

[۲]  – – تویسرکانی ، دکتر احمد ، معاون قوه قضائیه ورئیس سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، ماهنامه سند ،نشریه سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، سال نهم ، شماره ۸۴، مهر وآبان ۱۳۹۲

[۳] – تویسرکانی ، دکتر احمد ، معاون قوه قضائیه ورئیس سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، ماهنامه سند ،نشریه سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، سال نهم ، شماره ۸۳، شهریور ۱۳۹۲

[۴]  – همان

دفاتراسنادرسمی

از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسنادواملاک کشورودرنظام وساختار سنتی وقدیمی اداری ومدیریتی آن بخشی ازوظایف اجرائی برعهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتراسنادرسمی ودفاترازدواج وطلاق محول شده است .دفاتراسنادرسمی بخش قابل توجهی ازعرضه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی رابرعهده داشته وضمن انجام  مزبورکارمشاوره رایگان وخدمات معاضدت قضائی جامعه رانیزانجام می دهند.واگذاری بخشی ازامورحاکمیتی شامل ثبت وانتقالات وتعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص علاوه بربالا بردن دقت درتنظیم اسنادوسلب مسولیت حاکمیت دراین زمینه قسمت مهمی ازشکایات علیه حکومت یاکارگزاران حکومتی وجبران خسارات ناشی ازاشتباه درتنظیم اسنادرابه سمت گروهی ازخودمردم یعنی سردفتران اسنادرسمی هدایت نموده است.

گفتار اول : طرح مطلب

واگذاری بخشی ازامورحاکمیتی سازمان ثبت اسنادوانتقالات وتعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص علاوه بربالابردن افت درتنظیم اسنادوسلب حاکمیت دراین زمینه قسمت مهمی ازشکایات علیه حکومت یاکارگزارن حکومتی وجبران خسارات ناشی ازاشتباه درتنظیم اسنادرابه سمت گروهی ازخودمردم یعنی سردفتران اسنادرسمی هدایت نموده است.درواقع دفاتراسنادرسمی درجلب اعتمادمردم موفق بوده اند.

دفاتراسنادرسمی بخش قابل توجهی ازعرضه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی رابرعهده داشته وضمن انجام امورمزبورکارمشاوره رایگان وخدمات معاضدت قضائی جامعه رانیزانجام می دهند.[۱]

نظام اداری کشوربه دفاتراسنادرسمی به عنوان بخش خصوصی باوظائف مهم حاکمیتی اعتماد دارد که این ناشی اززیرساخت های مناسب دفاتر است که الگوئی مناسب برای خصوصی سازی امورپیش روی دولتمردان جمهوری اسلامی قرارمی دهد.

ازنظراقتصادی دفاتراسناد رسمی درازاء سهم اندک خود‚مامورمطمئن برای وصول حقوق دولتی اندوبیش ازآنچه بهره می برندحقوق دولتی راوصول می کنندوهمواره باانجام این وظیفه به بیت المال خدمت شایانی می کنند.

این دفاتر اکثرا بدون هیچ هزینه ای برای دولت درکشورمستقربوده وبخش وسیعی ازخدمات ثبتی درحوزه انتقال حقوق ومالکیت وثبت وقایع انجام می دهندوعلاوه براینکه درخدمت مردم هستند‚حقوق دولتی حق الثبت ‚مالکیت ‚مالیات یاعوارض‚مالیات ارزش افزوده و….رانیز وصول می نمایند.

دفاتراسنادرسمی به دلیل پراکندگی مناسب جغرافیایی درتمام شهرهای کشورواینکه مسولین این دفاترکسانی هستند که تحصیلات حقوقی دارندویک سیستم نظارتی کامل باقدمتی بیش از۸۰ سال بردفاتراسنادرسمی حاکم است بنابر این بعنوان مناسب ترین پیشخوان درکشورانتخاب شدندوبااین انتخاب این امکان که هرایرانی درهرنقطه ازکشوربتواندبراحتی ازخدمات ثبت الکترونیکی بهره مندشودفراهم گردیده است.

لازم به ذکراست که پرچالش ترین امرکشورکه بحث مالکیت است بیش از۸۰سال که بدون مشکلی توسط دفاتراسنادرسمی مدیریت می شودومیزان تخلفات آن ناچیز است .

چون انتصاب وصدورپروانه سردفتری یادفتریاری ازطرف رئیس قوه قضائیه صورت می گیرددرنتیجه این گونه برداشت می شودکه این افراد موردتائیدعالی ترین مقام قضائی کشورایران قرارگرفته اند

باتوجه به نظارت های شدیدی که توسط قوه قضائیه سازمان بازرسی کل کشورسازمان ثبت اسنادواملاک اداره کل ثبت استان ها وزارت اموراقتصادی ودارائی وکانون سردفتران ودفتریاران به طورمرتب بازرسی می شودیک اعتمادنسبی نسبت به دفاتر اسنادرسمی دربین عموم حاکم شده است . نکته قابل توجه این است که سندنویسی درسایه تسلط نسبی به قوانین ومقررات متعددحقوقی میسرمی شودواین امرازدیربازتخصص وهنردفاتراسنادرسمی ونقطه اتکای افکارعمومی درتنظیم روابط حقوقی‚ مالی وتثبیت خواسته آحادجامعه بوده است . سردفتران بااستنادسوگندی که یادمی کنندوباعنایت به آیه شریفه قرآن کریم کاتب بالعدل نام گرفته اندودرپیشینه اجتماعی وفقهی وحقوقی مهمترین عنوان آنان هدایت کارشناسانه  واراده آزادافرادجامعه وتبدیل وتعدیل آن درمسیرمقررات شرعی وحقوقی وتنظیم صحیح وعادلانه این روابط درقالب اسنادرسمی است واین ویژّگی منحصربه فردشغل سردفتری است .

[۱]-  برنامه عملیاتی ۱۳۸۵سازمان .اداره ثبت اسنادواملاک استان تهران “/http:/www.sabtehran.ir/portals09

سابقه ثبت الکترونیکی دردفاتراسناد رسمی

 قبل ازورودبه عمق بحث  ذکراین مطلب  قابل توجه است که درهنگام تهیه مطالب موردنیازپژوهش حاضرهنگامی که ازیکی ازسردفتران محترم درخصوص ثبت الکترونیکی سوال کردم وخواستم تاتفاوت آن راباثبت سنتی بیان نمایندنسبت به بکاربردن واژه “سنتی “حساسیت شدیدوخاصی رااز خودنشان دادند.ایشان این گونه تعبیرنمودندکه سنتی بودن ثبت بالاخانه ای رادرذهن متبادرمی کند که چندنفرنویسنده با جوهرومرکب سند می نوشتند وبعدثبت دفترمی کردند وتمبربر روی سند می چسباندندو……

البته منظوراینجانب ازسنتی بودن مقایسه کلی  زمان استفاده وبهره وری از فناوری جدیدجمع آوری اطلاعات وزمان قبل ازآن بود.لازم به ذکراست ایشان گنجینه بسیارارزشمندی برای اینجانب محسوب می شوندزیراباوجودمشغله زیادی که داشتندبی دریغ ومنت  اطلاعات موثق وبااهمیتی را دراختیارم قراردادند.ای کاش اجازه داده بودندتادراین پژوهش درمقام قدردانی نام ایشان راذکرنمایم.

اکنون‚درقرن بیست ویکم‚اگرکسی کامپیوترنداندبیسوادمحسوب می شود.بنابراین ازسال۱۳۷۲دفاتراسنادرسمی جهت مکتوب نمودن ونوشتن اسنادخودرابه تجهیزات نوین  ازقبیل دستگاه رایانه اسکنروپرینترمجهزنموده وکلیهاسنادخودرادرکامپیوتروتوسط نرم افزارهائی که دراین زمینه تهیه کرده بودندثبت می نمودند.وسامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است.

بنابراین می توان گفت ثبت الکترونیکی سندسابقه ای بیش از۲۰سال رادردفاتراسنادرسمی داردوتااین اواخرنرم افزارهای مورداستفاده دفاتربه یک بلوغ کاملی درتنظیم انواع اسنادرسیده بودوتمامی روال ها وفرآیندها یی که دردفترخانه برای کنترل هرچه بهتر امور نیاز داشت درنرم افزار پیش بینی شده بود.

نرم افزارهای مذکور از شرکت های خاصی تهیه می شدکه پس ازنصب فقط درهمان سیستمی که کاربر باآنکارمی کردجوابگو بودوعلاوه براین هزینه های زیادی رابه دفاترتحمیل می کرد.

لازم به ذکر است طبق اظهارات یکی ازسردفتران محترم وباسابقه حوزه تهران ازسال ۵۸پس ازپیروزی انقلاب اسلامی اسامی افرادی که ممنوع المعامله بودند اعلام می شدودفترخانه هابدینوسیله بانک اطلاعاتی کاملی ازاین افرادجمع شده بودواین کاری بودکه سازمان ثبت انجام نداده بود.

به گفته سرپرست دفترتوسعه  فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسنادواملاک کشورکارگروه ثبت آنی باتشکیل جلساتی درشهریورماه سال ۹۰ لغایت خرداد۹۱(۹ماه) باهمکاری کانون سردفتران ودفتریاران مرکز تشکیل گردید.دراین کارگروه تمام مفاهیم ثبت آنی به بحث گذاشته شدومختصات وتعاریف آن دراین کارگروه انجام گرفت وبه موازات آن فازشناخت وتحلیل فرآیندهای درون دفاتراسنادرسمی آغاز گردیدکه تمامی فرآیندهای درون دفاتراسنادرسمی برای صدورسندرسمی مدل سازی شده واطلاعات آن  پایه ای برای تولیداین نرم افزار قرارگرفت (باتوجه به آنکه سامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است‚فرآیندهای سامانه ثبت آنی به صورت مستنداحصاشده است ودرنهایت با تغییردرمنطق ومحتوای فرآیندها ازسامانه ثبت آنی به الکترونیکی انتقال یافته است.سپس نسخه اول نرم افزارثبت آنی در۱۱دفترخانه تهران اجراگردیدوبدین ترتیب ایرادکارشناخته واقدامات لازم درجهت تکمیل آن انجام پذیرفت ونرم افزارهایی که درحال حاضرنهائی شده است درمراحل مختلف باکمک خودسردفتران تائیدشده است.

بیش ازهزار نفرساعت کارآموزشی چهره به چهره نیزجهت اجرای موفق این پروژه برای سردفتران اسنادرسمی وکارکنان واحدهای ثبتی کشوربرگزارشده است.